Plantillas de Workflow
En este video tutorial encontrarás lo necesario para administrar plantillas de Workflows y lanzar en forma simple y rápida los flujos que tu proyecto necesite.
Crear una nueva plantilla:
Nos dirigimos a la sección de plantillas y de allí a Workflows
Colocamos nombre y área de trabajo donde se utilizará este modelo
Luego, Guardamos
Diagramar el proceso:
En el rincón inferior derecho encontraremos el botón "Agregar tarea"
Crearemos las tareas con sus respectivos nombres y tipos.
Utilizaremos el campo: Tareas predecesoras , para indicar cual es la tarea anterior a la que actualmente estoy editando
El sistema dibujará el flujo, con la información de la tarea predecesora, pudiendo colocar más de una tarea en paralelo e incluso luego converger en otras
Principales caracteristicas de las tareas
- Descripcion: usaremos este campo para explicar la actividad que debe realizar el usuario, el cual en el futuro completará la tarea
- Duración: indica el tiempo estimado para realizar la tarea
- Campos adicionales: son preguntas o pequeños campos de texto, que pueden ser obligatorios o no, de responder para completar la tarea
Asignaciones de cada tarea:
La sección asignaciones nos sirve para indicar el o los responsables de realizar la tareas
Tenemos dos maneras de atribuir la tarea, la más simple es la siguiente por equipo de usuarios:
Si deseamos que más de una tarea sean asignadas al mismo grupo de usuarios, abriremos esas tareas y utilizaremos el campo "Rol asignado"
Los roles nos sirven para juntar usuarios por grupos y otorgarle permisos para trabajar en todo Sytex.
De igual manera podemos utilizar el campo "Rol de supervisor de la tarea", para los grupos que solo gerenciarán la tarea.
Documentos requeridos:
Llamamos así a documentos tipo formularios, archivos, cotizaciones o incluso otras tareas o workflows, que se deben completar en cada tarea de manera obligatoria para Completar la misma.
Podemos dividir en dos tipos:
- Documento que debe ser utilizado en una tarea sola:Abrimos la tarea → Documentos requeridos → +Allí debemos indicar, de que tipo es, por ejemplo: la carga de un archivoCompletaremos el nombre del mismo y el estado al que debe llegar para completar la tarea.
- Documento que debe ser cargado o visualizado en más de una tarea:Para este imaginaremos que se solicita un formulario de "relevamiento simple" en las tareas "Relevamiento" e "ingeniería"En este caso nos dirigiremos a la sección "Plantilla de documentos de referencia" ubicada en la plantilla de workflowsAllí crearemos una nueva plantilla de referencia, con el botón "+". Indicaremos el tipo de documento: Formulario. En la sección de "Información requerida" colocaremos la plantilla del formulario: "Relevamiento simple" y finalmente el botón Guardar.Con estos ultimos pasos, ya hemos creado el documento, solo nos falta indicar en que tareas las precisamos.Para ello, dentro de la misma ventana, nos dirigiremos a la sección de "Documentos requeridos". Allí crearemos un requerimiento para cada tarea.Siguiendo con el ejemplo, primero "Relevamiento" y el estado que precisamos en esa tarea. Y luego otro requerimiento más para "Ingeniería" y el estado en que debe quedar ese documento para la complecion de esta ultima tarea.
Listo! ya tienes tu workflow básico para lanzar tus procesos.
Podemos editar cuantas veces necesitemos todos los pasos, y cuando esté listo nuestro flujo.
Solo resta cambiar el estado de la plantilla a Confirmada y podremos crear nuestras actividades reales en las ubicaciones que precisemos.