Primeros pasos en Workflows
Un workflow es la forma de describir una vez cómo se ejecuta un trabajo —qué tareas lo componen, en qué orden, quién hace cada una y qué se entrega— para instanciarlo después cientos de veces.
Qué es un workflow
Un workflow descompone un proceso en una secuencia de tareas, cada una con su estado, su duración estimada, una fecha planificada y un equipo responsable. Cada tarea puede pedir desde informar una actividad simple hasta completar un formulario, subir archivos, cargar una checklist o aprobar una cotización.
Ejemplos: la búsqueda de un candidato de sitio, la construcción y el montaje de una torre, la instalación de una caja FTTH, o la obtención de permisos y licencias.
Los tres niveles
Conviene separar tres cosas que en el día a día se nombran igual:
- Plantilla: el diseño del proceso. No ejecuta nada. Vive en Configuración → Plantillas de workflow.
- Versión: una foto congelada de la plantilla. Cada plantilla tiene una versión en edición y una activa .
- Workflow: la instancia real, colgada de un proyecto, con sus tareas, sus fechas y su avance.
Editar la plantilla no toca los workflows ya creados: cada workflow queda atado a la versión con la que nació. Los cambios aplican a los workflows nuevos.
Qué resuelven
- Estandarizar: el mismo proceso, siempre igual. El paso lo crea el sistema, no la persona.
- Planificar: las duraciones y las dependencias se vuelven fechas, ruta crítica y línea base.
- Asignar: el trabajo cae solo en la bandeja correcta (por rol, persona o proveedor).
- Automatizar: tareas que se completan cuando se cumplen sus requisitos, y ramas que aparecen solo si corresponde.
Cómo crear un workflow
Como todos los objetos en Sytex, un workflow se crea desde el signo + (o desde las ventanas propias de workflow). Sytex te pide unos datos mínimos: plantilla, proyecto, sitio o elemento de red y fecha de plan.
Estados del workflow
Son Activo, En espera, Completado y Cancelado.
- Activo: se genera automáticamente cuando se inicia la primera tarea del flujo.
- Completado: se cierra automáticamente cuando se completa la última tarea.
- En espera y Cancelado: los activas manualmente.
Avanzar las tareas
Una vez creado el workflow, el equipo trabaja sobre sus tareas —completando requisitos, subiendo evidencia y moviendo estados.