Primeiras etapas em fluxos de trabalho
Este artigo foi elaborado para que no mínimo de linhas possível você entenda como os fluxos de trabalho funcionam e são gerenciados no Sytex.
Que e um workflow?
Um workflow ou WBS ( Work Breakdown Structure ) é usado para dividir um processo complexo em um conjunto de atividades, simplificando o monitoramento, otimizando tempos e automatizando processos.
Na Sytex um workflow é composto por uma sequência de tarefas, cada uma com um determinado status, duração estimada, data prevista e equipe responsável.
Por sua vez, cada tarefa pode envolver relatar a conclusão de uma atividade simples ou algo muito mais complexo, como: checklist, upload de arquivos, preenchimento de formulário, aprovação de orçamento, etc.
Exemplos: Busca de local candidato, construção civil e montagem de torre, instalação de caixa FTTH, obtenção de alvarás e licenças.
Como criar um workflow?
Como todos os objetos no Sytex, os fluxos de trabalho são criados a partir do sinal +, embora também seja possível criá-los a partir de janelas de fluxo de trabalho específicas. Para criar um, Sytex nos pede alguns dados mínimos como: modelo, projeto, site ou EdR e data do plano.
Que funcionalidades tem um workflow?
- Obtemos uma visão geral das sequências de tarefas e o status de cada uma
- Marcos que funcionam como um semáforo dando uma visão rápida do grau de progresso
- Painel de discussão que resume os comentários de todas as tarefas permitindo a interação dos usuários
- Visão resumida de documentos e objetos associados
- Visualização resumida de todos os arquivos carregados no fluxo de trabalho e em suas tarefas
- Logs que registram quando e quais usuários fizeram alterações importantes
Quais são os estados de um workflow?
Os estados do fluxo de trabalho são Activa, Completada, Em espera e Cancelada.
O estado Activa é gerado automaticamente quando a primeira tarefa no fluxo é iniciada.
O estado Completada fecha automaticamente quando a última tarefa do fluxo é concluída.
Os estados Em espera e Cancelada são ativados manualmente pelo usuário.
Como gerenciar tarefas em um workflow?
As tarefas de fluxo de trabalho geralmente são pensadas como uma subdivisão de responsabilidades entre diferentes pessoas ou equipes da empresa, portanto, o ideal é que o administrador de fluxo as configure para que cada uma seja pré-atribuída a uma função específica.
Lembramos que no Sytex, os papéis são a forma de criar equipes de trabalho, onde cada um tem certas permissões para ver e/ou editar alguns objetos do sistema.