Documentos de referência
Documentos de referência é a ferramenta que nos ajudará a aprimorar os documentos necessários. Além de facilitar a forma de gerenciá-los em nossos fluxos de trabalho.
Os documentos de referência são essencialmente documentos obrigatórios mas, através de um template, podem ser tratados em todo um fluxo de trabalho sem necessidade de associá-los manualmente a uma tarefa específica, mas podemos acompanhá-los ao longo do nosso projeto em diversas tarefas ao mesmo tempo.
Como qualquer outro documento obrigatório, o documento de referência pode ser um objeto do sistema, como um formulário, tarefa, pedido de compra, etc., e também pode ser arquivos que um usuário deve carregar.
Para criar um documento de referência, veremos uma nova opção no menu de edição do modelo de fluxo de trabalho com o nome Modelo de documento de referência:
A partir do + no canto inferior direito podemos criar um novo modelo. Será necessário escolher o Tipo de documento; O restante das informações a serem preenchidas variará dependendo do tipo de documento que selecionarmos.
Uma vez selecionado o documento, um campo chamado Informações Requeridas é habilitado à esquerda, na configuração, onde estarão alguns dados que devem ser preenchidos e que, como dissemos, dependem do tipo de objeto. Assim que essas informações forem preenchidas, você deve pressionar o botão Salvar.
Com o template gerado você poderá associar um documento necessário às diferentes tarefas do fluxo. Como fazê-lo? É muito simples e você poderá relacioná-lo com quantas tarefas precisa sem ter que sair do menu para fazer tarefa por tarefa.
Supondo que escolhemos um formulário como documento de referência, no menu Documentos necessários e clicando no + você pode adicionar requisitos às tarefas:
Alguns campos a serem considerados:
- Tarefa de estrutura de trabalho: permite escolher entre as diferentes tarefas que compõem o fluxo em que você está trabalhando.
- Status obrigatório: Status do documento que queremos que seja cumprido naquela tarefa específica. Você pode variar o status em outra tarefa.
- Criar automaticamente: Verifique em todos os documentos necessários se quisermos automatizar esta associação. Então podemos escolher se ele será criado automaticamente quando o fluxo de trabalho for criado ou quando a tarefa estiver disponível.
Clique no botão salvar e você já terá sua primeira referência em uma tarefa.