Documentos de referencia


Documentos de referencia es la herramienta que nos va ayudar a potenciar los documentos requeridos. Además de facilitar la forma de manejarlos en nuestros flujos de trabajo.

Agregar Reference Document

Tienes documentos en otras tareas que son importantes en la tuya. Agrega documentos de referencia y vas a tener todo donde necesitas!


Los documentos de referencia son en esencia documentos requeridos pero que, a través de una plantilla, pueden ser tratados en toda un workflow sin necesidad de asociarlos manualmente a una tarea específica sino que podemos seguirlo a lo largo de nuestro proyecto en varias tareas al mismo tiempo.

Como cualquier otro documento requerido, el de referencia puede ser un objeto del sistema tal como un formulario, una tarea, orden de compra, etc., y también pueden ser archivos que un usuario debería subir.
Para poder crear un documento de referencia, vamos a ver en el menú de edición de plantilla de workflows una nueva opción con el nombre Plantilla de documento de referencia:
Desde el + de la esquina inferior derecha podemos crear una nueva plantilla. Será necesario elegir el Tipo de documento; el resto de información a completar va a variar según el tipo de documento seleccionemos.
Una vez seleccionado el documento se habilita a la izquierda, en la configuración, un campo denominado Información requerida donde habrá ciertos datos a completar de forma obligatoria y que, como dijimos, dependen del tipo de objeto. Una vez completada esta información, debes presionar el botón guardar.

Con la plantilla generada, podrás asociar a las distintas tareas del flujo un documento requerido. Cómo hacerlo? es muy sencillo, y podrás relacionarla a cuántas tareas necesites sin tener que salir del menú para hacerlo tarea por tarea.
Suponiendo que elegimos como documento de referencia un formulario, desde el menú Documentos requeridos y haciendo click en el + podrás ir sumando requerimientos a tareas:

Algunos campos a considerar:
  • Tarea de estructura de trabajo: permite elegir entre las distintas tareas que componen el flujo sobre el que estamos trabajando.
  • Estado requerido: Estado del documento que queremos se cumpla en esa tarea en particular. Puede variar el estado en otra tarea.
  • Crear automáticamente: Tildarlo en todos los documentos requeridos si queremos automatizar esta asociación. Luego podemos elegir si se crea automáticamente cuando se crea el workflow o cuando la tarea está disponible.
Click al botón guardar, y ya tienes tu primer referencia en una tarea.