Plantillas de formularios
¿Qué es una Plantilla?
Una plantilla es un formulario predeterminado que creamos para luego poder crear formularios con el mismo modelo. Esto nos permite generar una estructura repetible para una tarea específica.
Estas tareas que deseamos que tengan la misma estructura, documentación y resultado, nos permiten generar una plantilla de FO.
Creación
Para crear una plantilla debemos tener los permisos necesarios para ello; luego como primer paso definir que información necesitamos incluir en el formulario, si ya tenemos un modelo del documento, doc, excel, pdf, sirven como punto de partida.
El siguiente paso es crear la plantilla y cargar cada pregunta, seleccionando el tipo de dato que se ingresará para completarla. Es posible definir grupos de preguntas para organizar mejor la forma. Una configuración muy útil es la "Regla de visualización", con ella define la pregunta o el grupo que se habilita o no en función de la respuesta anterior. Por ejemplo, una pregunta "¿Sitio de riesgo?" tipo Si/No, solo habilitará el bloque de preguntas correspondiente a sitios de riesgo si la respuesta es Si.
De está manera logramos un formulario dinámico que se va adaptando en función de las respuestas del usuario.
Los datos a completar en el apartado Info General son:
- Nombre: Identificación de la plantilla.
- Versión: Versión plantilla.
- Responsable: Usuario responsable del proyecto.
- Proceso de aprobación: Si lo requiere, se nombrará a la plantilla de aprobación
- Unidad Operativa: Grupo de trabajo a cargo del proyecto.
- Cliente: Empresa usuaria de Sytex.
- Proyecto: Proyecto donde se recuperó el formulario.
Configuración
- Puede agregar formulario en campo : Permite crear formularios basados en la plantilla desde la versión móvil de Sytex® a aquellos usuarios que tengan el rol adecuado.
- Estado de inicio del Formulario: Siempre dejaremos como estado inicial del formulario Abierto.
Se debe recordar que en caso de no seleccionar ninguna opción, por defecto se inicia el formulario en el estado A Confirmar.
- Enviar automáticamente al pasar a revisión: marcando este opcional, el formulario hace un cambio de estado automático, cuando el usuario asignado define el estado a En Revisión, Sytex® lo envía de forma automática.
- Aprobar automáticamente al enviar: similar a la opción anterior, cuando el formulario se encuentre en el estado Enviado, Sytex® lo cambia a Aprobado .
- Requerir inicio de sesión en la vista de documento: el usuario debe loguearse en Sytex® para poder tener acceso a la vista del documento.
- Desactivar las notificaciones para estos formularios: evitara que le lleguen push de formularios al usuario asignado u otra configuración de notificación que se le realice a la plantilla.
- Mostrar avatar: ya sea de cliente o unidad operativa, se mostrará la imagen de perfil en el documento del formulario.
- Descripción: este campo está reservado para que el creador de la plantilla especifique y transmita indicaciones relacionadas al completado del formulario al usuario asignado.
- Comentarios: campo reservado para incluir cualquier otra información que se considere de importancia pero que no sea relacionada a la descripción de la tarea.
Es muy importante dejar el código del formulario sin completar, el mismo se genera de forma automática.
Plantilla
Plantilla es el modelo de formulario donde se define que datos y como solicitará a los usuarios cada vez que se procese un formulario. Luego de guardar los datos de Info general aparecerá la opción de completar la Plantilla.
Los datos se pueden agrupar en varias categorías y además se pueden crear grupos y sub-grupos dentro de cada categorías para su organización. Cada entrada solicitada en la plantilla puede tener una pregunta, una indicación que sirva como guía al usuario y se puede especificar el tipo de dato a guardar.
Los valores posibles en cada campo son Entrada, Fecha, Área de texto, Acción, Si/No, Opciones, Ubicación, Dirección de IP, Escaneo de código, Multi-entrada, Carga de Archivo y Firma.
Tipo de entrada
Detalle
Entrada
Permite la opción de ingresar texto hasta 150 caracteres, sin la posibilidad de hacer párrafos.
Fecha
Permite la opción de ingresar la fecha, o fecha y hora desde móvil.
Área Texto
Todo tipo de preguntas que se puedan responder con texto que superen los 150 caracteres o requieran de diferentes párrafos.
Acción
Pensado para la solicitud de respuestas tipo multimedia.
Si/No
Solo admite respuesta básica tipo Si o No.
Opciones
Pregunta tipo multiple choice, con una o más opciones posibles.
Ubicación
Permite tomar la ubicación con el GPS del móvil
Dirección IP
Para cargar la dirección IP, máscara de red y puerta de enlace.
Escaneo de código
Permite utilizar la cámara del móvil como lector de código de barras.
Multi-entrada
Múltiples preguntas de tipo texto en una sola entrada.
Carga de archivo
Carga de un archivo adjunto de un tipo de extensión preseleccionable. Es muy importante definir que extensión de archivo se permite subir.
Firma
Permite ingresar la firma personal utilizando la pantalla táctil o el mouse.
Se pueden activar condicionales por cada entrada que especificaran si la pregunta es obligatoria, si son solo números, si puede editar en una PC, si puede editar en el celular, si se puede adjuntar multitudinaria, solo incluir fotos desde la cámara del móvil y definir cantidad.
Condicionales entrada
Uso
Obligatoria
La respuesta es obligatoria para cerrar el formulario.
Solo números
Restringe la respuesta asolo de números.
Editable sólo en escritorio
Habilita la edición solo mediante una PC.
Editable sólo en móviles
Habilita solo respuestas mediante el móvil.
Permitir multimedia
Habilita la inclusión de multimedia.
Sólo desde la cámara del móvil
Restringe la incluiso de fotos solo tomadas desde el móvil.
Cantidad mínima de fotos requeridas
Permite seleccionar el número de fotos que al menos debe tener la respuesta.
Permitir comentarios
Habilita el campo de comentarios al final de la pregunta.
Agregar Imagen
Imagen que se mostrará en la pregunta, puede ser un esquema o ejemplo que sirva de ayuda.
Mostrar solo si se cumple la condición
La pregunta se mostrará dependiendo de la respuesta de una pregunta predecesora.
Nota: Cada tipo de pregunta tiene condicionales propios del tipo, por una cuestión de simplicidad se detallo solo los del tipo Entrada.
Por parte de los grupos de preguntas, tenemos las siguiente condiciones de entrada:
Condicionales entrada para grupos
Uso
Nombre
Identificación del grupo
Es repetible
Generará tantas veces se indique en el formulario, esta sección de preguntas.
Descripción
Especificación del grupo.
Mostrar solo si se cumple la condición
El grupo aparecerá dependiendo de la respuesta de una pregunta predecesora.
Ocultar si el usuario no está autenticado
No se mostrará el grupo si el usuario no está logueado.
También se puede crear una planilla a partir de una ya existente, es decir al selección la plantilla existente. Luego, podremos en la misma modificar las preguntas existentes o bien agregar nuevas.
