Herramienta de importación

En Sytex, la herramienta de importación es un aliado muy importante al momento de trabajar con grandes cantidades de información, ya que está pensada para crear o editar en forma masiva diferentes elementos que involucran nuestros proyectos.





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Podemos recurrir al importador ya sea para crear uno o varios elementos de red, cotizaciones, formularios, operaciones de material, etc., pero no solo de creación se trata, ya que cuando queremos editar determinada info de objetos ya existentes también podemos utilizarlo. El alcance estará relacionado con el módulo de funciones con el que nos desenvolvamos. A lo largo de este post revisaremos en forma general qué implica importar información a la base de datos de Sytex y cómo armar la plantilla de datos necesarios.


En pocas palabras

El importador busca el código del elemento que le especificamos y si encuentra dicho código modifica el objeto, en caso contrario crea uno nuevo.
Existen tantas opciones de importación como módulos presenta Sytex. El acceso a cada una de estas opciones siempre estará delimitado por los permisos con los que cuenta cada usuario.

Para comenzar con la importación en sí, marcamos como punto inicial que dependiendo de la información que deseemos cargar/editar tendremos  campos obligatorios  y otros opcionales. Podemos traer  la información al importador de la siguiente manera:
Copiar y pegar los valores en las celdas del importador respetando el formato de la herramienta.

Una vez llevados los valores al importador, es el turno de darle al botón Importar datos en la esquina superior derecha. Esta acción comenzará con el proceso de importación, observaremos en pantalla cómo se van pintando de verde las líneas de los campos del importador lo que nos servirá de confirmación de datos importados correctamente.

Si se da el caso que un dato es erróneo o está mal redactado, o bien se trata de un valor que el sistema no reconoce, podremos notarlo ya que la línea con información se pinta de color amarillo, y en color rojo se marca la celda que contiene el valor con error. Posando el mouse en dicha celda, podemos ver un mensaje detallado sobre el error.

Cuando deseamos limpiar datos importados correctamente y sólo dejar lo que nos dio error para corregirlo, en el botón al lado de importar datos tenemos el botón limpiar importados. De esa forma, solo nos quedan datos que es necesario corroborar.


Cuando se trata de editar información existente, es clave conocer el código del elemento que deseamos modificar.

Ya sea una estructura de trabajo completa, una tarea en particular, una fecha de plan dentro de un formulario, un monto dentro de una cotización, cualquiera sea el dato a modificar el parámetro inicial y obligatorio es el ID que tiene y le permite a la herramienta buscar el elemento. Notaremos esto, porque siempre la primer columna del importador es el campo Código. Otras columnas con demás información pueden no ser obligatorias, y el sistema permite modificar algunos valores y no necesariamente todos los campos de un objeto.

La herramienta permite hacer cambios y/o modificaciones masivas, así mismo esto no quita que el proceso pase por los mismos controles de validación que si se modificara desde una ventana.

Se entiende de lo anterior que un formulario en estado Aprobado no podrá ser cambiado a estado Enviado, por ejemplo. El chequeo de permisos y procesos también son tenidos en cuenta por el importador.


Recomendaciones, consejos y prácticas de uso sobre la herramienta de importación:

  • Puede suceder que el objeto al cuál nos referimos no tenga un código, en ese caso el sistema puede intentar determinar si se trata de una nueva entrada o una modificación.
  • Para usuarios avanzados, cuando un campo del importador hace referencia a otro objeto puede ser necesario poner el nombre propio de dicho objeto en lugar del código.
  • En relación al punto anterior, cuando se debe editar un campo de nombre de usuario es el e-mail asociado al usuario el valor de dicho campo, y no el nombre.
  • Tener en cuenta el formato de fecha para cualquier campo de tipo fecha a completar, AAAA-MM-DD.
  • Cuando se edita una tarea desde el importador, si la misma está asociada a una WBS es posible que esto implique replantear todo la WBS o cancelar una rama. Para este tipo de ediciones sería aconsejable tener en mente el formato de la plantilla de trabajo con el fin de saber las consecuencias de una edición masiva.