Status flexíveis nas objetos
Esta funcionalidade permite configurar as etapas pelas quais uma tarefa, site, elemento de rede, entre outros, poderá passar até ser concluída. Ela nos permitirá refletir melhor o ciclo de vida de uma atividade, ao mesmo tempo em que coletamos métricas de cada passo.
O que são estados flexíveis?
Tomaremos como exemplo equipes que gerenciam tarefas em campo, que precisam conhecer exatamente o que acontece em cada momento da tarefa, podendo também contabilizar os tempos de deslocamento, de trabalho efetivo, de fechamento e mais.
Por padrão, os estados de uma tarefa são 5:
- Aberta
- Em processo
- Concluída
- Concluída com pendências
- Em Espera
- Cancelada
Estas etapas são simples, mas muito úteis para a maioria das atividades "breves" que existem em um projeto. No entanto, se procuramos identificar uma atividade que pode ser interrompida por diferentes motivos, ou se está em curso, mas na etapa final, não é possível identificá-la apenas olhando o estado "Em Processo".
A nova funcionalidade de estados flexíveis permite personalizar nomes de etapas e escolher seu comportamento, para refletir o que realmente acontece na tarefa. Por exemplo, uma tarefa agora pode estar no estado "Em Viagem para o Local", o que nos dá mais informações do que apenas "Em Processo".
Para ir de um estado a outro, usaremos "transições". As transições terão o nome da ação que nos levará ao próximo estado da tarefa. Por exemplo, um técnico pode ter a tarefa no estado "Em Viagem" e a partir daí escolher duas transições possíveis: "Cheguei ao Local" ou "Atraso", caso, por alguma razão, tenha tido que se desviar de sua atividade. A transição "Cheguei ao Local" moverá a tarefa ao estado "No Local"; a transição "Atraso" moverá a tarefa ao estado "Atrasada".
As transições são o novo aliado para personalizar um fluxo de tarefas.
As transições também nos permitem evitar caminhos para certos estados. Por exemplo, uma tarefa no estado "Trabalhando" não poderá ir (se assim configurarmos) ao estado "Em Viagem". Poderá ter, talvez, duas transições possíveis: que o trabalho foi concluído ou que foi interrompido por algum motivo.
Estes processos fornecem consistência à informação e, além disso, ajudam a simplificar a tarefa de cada técnico. Se o processo estiver bem definido, o técnico terá entre suas opções uma que refletirá exatamente o que ele vai fazer.
Tomando como exemplo uma tarefa de instalação, poderíamos personalizar e refletir o processo com o seguinte fluxo:
Cada novo estado terá um "tipo de estado" original: Aberto, Em processo, Concluído, etc. Ou seja, teremos vários estados do tipo "Aberto", mas com nomes diferentes. Na imagem acima, você pode ver três estados "Abertos": Criada, Atribuída, Aceita.
Continuando com o exemplo... o estado "Em Viagem" é da categoria "Em Processo".
Para simplificar alguns processos do sistema, como o de documentos necessários e outras funcionalidades, permitimos por enquanto ter apenas um estado final ou de fechamento; ou seja, um único estado do tipo "Concluído".
A cada estado, além das múltiplas transições que pode ter, pode-se configurar a propriedade de "É acessível de qualquer estado". Esta característica permite que o estado esteja disponível a partir de qualquer um dos estados do processo.
Como parte dessa mudança, decidimos juntar os processos de aprovação na configuração de novos estados. Agora tudo é um estado, e a transição entre um e outro pode ter, ou não, um processo de aprovação.
Esperamos que esta funcionalidade ajude a melhorar a personalização e o acompanhamento das atividades para trabalhar todos os dias de forma mais eficiente.
Como configurar estados flexíveis
No menu de configuração, selecione "Fluxos de estado".
Lá, podemos procurar um existente ou criar um novo fluxo de estado:
Cada fluxo de estado tem os seguintes dados para configurar:
- Nome ou título desse processo.
- Tipo de Objeto: já que pode ser usado para algum tipo de objeto do sistema.
- Área de trabalho: É possível que um processo de estados seja usado apenas por uma área de trabalho da empresa e não por todas.
- Fluxo padrão: Se estiver ativo, toda vez que um novo objeto desse tipo for criado, este processo de estados será atribuído.
- Cada tipo de objeto pode ter apenas um fluxo de estado padrão.
- Estado: Deve estar em Confirmado para poder ser usado nos diferentes objetos.
Na aba "Fluxo", teremos as etapas que participam deste processo, com as seguintes opções:
- Etapa: Nome do estado.
- Tipo de Etapa: É um tipo de estado, que nos permite saber quando uma tarefa está concluída ou cancelada, independentemente do nome da Etapa.
- Por exemplo, uma etapa pode se chamar "Viajando para o local", e atribuímos o tipo de etapa "Aberto", que nos ajudará a saber que a tarefa ainda não está em processo.
- Transições: Permite-nos saber de onde ou para onde pode ir a partir do estado selecionado.
Uma transição pode ter os seguintes dados:
- Nome: Para indicar ao usuário uma ação que seja mais fácil de identificar, por exemplo, "Iniciar Viagem", pode ser o nome da transição que leva a tarefa ao estado "Viajando para o local".
- Estado de origem.
- Estado de destino.
- Georreferenciamento: Se a geofencing é ativada ou não para esse estado (Esta opção não está disponível atualmente).
- Transição de execução automática: A transição será executada automaticamente ao chegar ao estado de origem.
- Isso é útil para poder acionar automaticamente processos de aprovação, por exemplo.
- Transição preferida: Indica ao usuário qual é o "caminho feliz" da atividade. Por exemplo, a transição preferida poderia ser "Iniciar Viagem", mas pode haver outras transições como "Obra suspensa" ou "Adiar início", que não seriam as prioritárias para mostrar ao usuário.
- Requer aprovação: Se para passar do estado de origem ao destino, é necessário um processo de aprovação.
Como configurar um processo de aprovação?
Se a transição tem ativada a opção de Requer aprovação, pode-se configurar um processo de diferentes validações para avançar de uma etapa para outra.
Por exemplo, um processo de aprovação poderia ser usado para indicar que a tarefa está efetivamente concluída, mas o técnico de campo precisa de uma aprovação do Gerente de Projetos para avançar a tarefa para "Concluída".
- Condição: É o tipo de validação necessário, tem várias opções entre:
- Todos aprovados: cada grupo deve dar seu ok para avançar.
- Qualquer aprovação: se há uma aprovação, avança.
- Primeira aprovação: O primeiro a aprovar (se há várias etapas em paralelo) faz a transição avançar.
- Primeira rejeição: Se há uma rejeição, a transição é cancelada e retorna ao estado indicado de Rejeição no campo "Rejeitar ao estado" configurado na transição.
