El módulo de Expensas y Gastos permite que cada persona cargue sus gastos con su comprobante, los envíe a aprobar y sepa cuánto se le debe. Disponible en la web y en la app móvil de Sytex (la aprobación y la administración de cuentas se hacen desde la web).
¿Qué es el módulo de Expensas?
Expensas centraliza la rendición de gastos de la empresa: viáticos, combustible, hospedaje, comidas, insumos y cualquier gasto que una persona adelanta o que la empresa paga por ella.
El circuito completo es:
La persona arma un reporte de gastos y le carga sus ítems con el comprobante.
Lo envía a aprobar .
Su aprobador lo revisa ítem por ítem y lo aprueba o lo rechaza.
Administración ve el saldo de cada cuenta y registra pagos, adelantos y devoluciones hasta saldarla.
Accedes desde Finanzas · Gastos.
Conceptos básicos
Cuenta de gastos : la "cuenta corriente" de una persona, con una moneda asignada. Una persona puede tener más de una (por ejemplo, una en pesos y otra en dólares, o una por área de trabajo ).
Reporte de gastos : el agrupador que se envía a aprobar. Tiene código propio (ER-26-00001), nombre, fecha, cuenta, aprobador y, opcionalmente, proyecto.
Ítem de gasto : cada gasto individual dentro del reporte, con su monto, categoría y comprobante.
Categorías : se configuran por organización, con ícono y color (Combustible, Peaje, Comida, Hospedaje, etc.).
Movimientos : pagos, adelantos y devoluciones que mueven el saldo de la cuenta.
Saldo : cuánto se deben la persona y la empresa entre sí.
Las tres pestañas
Las pestañas que ves dependen de tus permisos.
Mis gastos : tus reportes y los movimientos de tus cuentas. La ve cualquier persona que pueda cargar gastos.
Por aprobar : la bandeja de aprobación, con los reportes que esperan tu decisión. La ven los aprobadores.
Cuentas a saldar : el panel de administración, con el saldo de todas las cuentas. La ven los administradores de gastos.
Cargar un reporte de gastos
1. Crear el reporte
En Mis gastos, haz clic en Nuevo reporte. Ponle un nombre claro (por ejemplo, "Viaje a Córdoba - marzo") y elige:
Fecha del reporte.
Cuenta contra la que se rinde (si tienes una sola, ya viene elegida).
Proyecto (obligatorio en las organizaciones que lo exigen; queda marcado con asterisco).
El reporte nace en estado Borrador: puedes editarlo y agregarle ítems todas las veces que quieras.
2. Agregar los gastos
Haz clic en Agregar gasto. En cada ítem cargas:
Descripción y monto .
Fecha del gasto .
Categoría .
Moneda — si es distinta a la de la cuenta, Sytex trae la tasa de cambio y muestra el monto convertido.
Método de pago : Efectivo (viene por defecto), Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito, Transferencia o Billetera virtual.
¿Quién pagó este gasto? : Persona o Empresa .
Proyecto y tarea a los que se imputa el gasto.
Comentario .
Comprobantes : JPG, PNG o PDF.
La diferencia entre "Persona" y "Empresa" define si el gasto es reembolsable. Si lo pagó la persona, entra al saldo y la empresa se lo debe devolver. Si lo pagó la empresa (por ejemplo, con la tarjeta corporativa), queda registrado en el reporte pero no genera deuda.
Para subir el comprobante puedes arrastrarlo al recuadro, elegirlo desde el disco o pegarlo con Ctrl + V si lo tienes copiado (por ejemplo, una captura de pantalla).
3. Reconocimiento automático del comprobante
Al subir la foto de un ticket, Sytex la lee y completa solo lo que puede: descripción, monto, moneda, fecha, categoría y método de pago. Mientras lo hace, ves el mensaje "Reconociendo datos del gasto…".
Dos cosas importantes:
Nunca pisa lo que ya cargaste : solo llena los campos vacíos o que todavía no tocaste.
Siempre revisa el resultado antes de guardar. La lectura es una ayuda, no un reemplazo del control.
Esta función se habilita por organización. Si no la ves, escríbenos.
4. Enviar a aprobar
Cuando el reporte esté completo, haz clic en Enviar reporte. Pasa a Enviado y queda esperando la decisión del aprobador. Mientras esté en ese estado no se puede editar.
Aprobar reportes
Quién aprueba
Cada persona tiene un aprobador de gastos configurado en su perfil. Ese es quien recibe sus reportes en la bandeja.
Hay tres niveles de permiso:
Crear reportes de gastos : cargar, editar y enviar los propios.
Aprobar reportes de gastos : aprobar los reportes de las personas que te tienen asignado como aprobador.
Aprobar todos los reportes de gastos : aprobar cualquier reporte de la organización.
Cómo se revisa
En la pestaña Por aprobar están los reportes pendientes, con su persona, proyecto, total y monto reembolsable. Puedes filtrarlos, buscarlos y exportarlos a Excel.
Al abrir el reporte puedes:
Revisar cada ítem con su comprobante.
Dejar un comentario de revisión en los ítems que haya que corregir.
Aprobar reporte o Rechazar reporte .
Un reporte rechazado vuelve a la persona, que ve los comentarios ítem por ítem, corrige y lo envía de nuevo.
Solo cuando el reporte queda Aprobado, sus gastos reembolsables impactan en el saldo de la cuenta.
Cuentas a saldar (administración)
La pestaña Cuentas a saldar es el panel de quien gestiona la caja o flujo de efectivo. Muestra todas las cuentas de la organización con su saldo y su última actividad, agrupadas en cuatro vistas:
A pagar : la empresa le debe dinero a esa persona.
A cobrar : la persona le debe dinero a la empresa (por ejemplo, un adelanto que no llegó a gastar).
Saldadas : cuentas en cero.
Todas .
También muestra el total de los reportes pendientes de aprobar, siempre sobre montos reembolsables, para saber cuánto está por impactar.
Registrar un movimiento
Al abrir una cuenta ves su saldo actual y todos sus movimientos. Desde ahí puedes registrar:
Emitir pago : le devuelves a la persona lo que adelantó.
Dar adelanto : le entregas dinero antes de que gaste.
Registrar devolución : la persona devuelve dinero que le habías adelantado.
Cada movimiento lleva monto, fecha, método de pago (Efectivo, Transferencia o Billetera virtual) y un comentario. El monto viene sugerido por el saldo, así saldar una cuenta es un clic.
Cada tipo de movimiento tiene su código: pagos EP-, adelantos EA-, devoluciones ED-.
Después de cada movimiento, Sytex recalcula el saldo y marca automáticamente qué reportes quedaron reembolsados, empezando por los más recientes. En el reporte ves el estado Pendiente de reembolso, Reembolsado parcialmente o Reembolsado.
Administrar cuentas
Desde Administrar cuentas creas las cuentas de cada persona: eliges la persona, el nombre de la cuenta y la moneda. Las cuentas que ya tienen movimientos no se pueden borrar.
En la app móvil
La app móvil está pensada para quien rinde gastos. Accedes desde Mis movimientos en la navegación principal (si tienes permiso para cargar gastos).
Desde el teléfono puedes:
Elegir una cuenta y ver su saldo, movimientos, reportes y pagos (incluso sin conexión, si ya se sincronizaron).
Filtrar los movimientos por gastos, adelantos, pagos y devoluciones.
Crear, editar y eliminar reportes en Borrador , con nombre, fecha, cuenta, proyecto y descripción.
Agregar, editar y eliminar gastos con monto, categoría, descripción, fecha, moneda, tasa de cambio, método de pago, quién pagó, proyecto, tarea y comentario.
Fotografiar uno o varios comprobantes, reemplazarlos o eliminarlos, y conservarlos aunque todavía no haya señal.
Crear un reporte directamente desde la foto de un comprobante.
Usar el reconocimiento por IA para completar el gasto desde la imagen (nunca pisa lo que ya cargaste).
Enviar el reporte a aprobar y seguir su estado, aprobador, comentarios de revisión e ítems observados.
Corregir y volver a enviar los reportes rechazados.
Trabaja sin conexión. Tus reportes, ítems, eliminaciones y fotos quedan guardados en el teléfono y se sincronizan solos al recuperar la señal. Ves claramente los cambios pendientes, los errores de sincronización y los archivos rechazados, con opción de reintentar o descartar.
Enviar un reporte requiere conexión: antes de enviarlo, la app espera que todos los cambios y comprobantes lleguen al servidor. Además, la app no incluye la bandeja de aprobación, aprobar o rechazar reportes, administrar cuentas ni registrar pagos, adelantos o devoluciones: esas funciones se hacen desde la web. El reconocimiento por IA también necesita conexión y créditos de IA disponibles.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cargar gastos en otra moneda? Sí. Cada ítem tiene su propia moneda y Sytex convierte con la tasa de cambio, que queda guardada en el reporte. Si la moneda de la cuenta es distinta a la de la organización, el reporte también guarda su tasa, para poder mezclar reportes en un mismo informe de costos del proyecto.
¿Por qué mi reporte no cambia el saldo? Solo los reportes aprobados mueven el saldo, y solo por sus montos reembolsables (los que pagó la persona).
¿Puedo editar un reporte enviado? No. Si necesitas cambiarlo, pide al aprobador que lo rechace: vuelve a Borrador con los comentarios y lo puedes corregir.
¿Se puede exportar la información a Excel? Sí. Los movimientos, la bandeja de aprobación y el detalle de cada cuenta tienen botón Exportar.
¿Está disponible en la app móvil? Sí, para rendir gastos: desde la app puedes cargar tus reportes y gastos (incluso sin conexión) y enviarlos a aprobar. La aprobación, la administración de cuentas y el registro de pagos, adelantos y devoluciones se hacen desde la web.