Presupuestos
Define un límite económico para una operación y controla cómo se consume a través de cotizaciones y órdenes de compra.
Crear un presupuesto
Acceso: Finanzas → Presupuestos
Al crear un presupuesto defines:
- Nombre y período de vigencia .
- Área de trabajo y, opcionalmente, proyecto y subproyecto .
- Proveedor , moneda y tipo de cambio .
- Listas de precios asociadas.
- Presupuesto padre , cuando corresponde.
- Comentarios y criterios de control .
El código del presupuesto se genera automáticamente.
Cargar las partidas
En la pestaña Ítems detallas qué se puede consumir. Cada partida puede incluir el código del servicio o concepto, descripción y comentarios, cantidad presupuestada, costo unitario y subtotal. El importe total se calcula automáticamente a partir de la suma de las partidas.
Gestionar la aprobación
El presupuesto avanza mediante un flujo de estados configurable. El flujo estándar es:
Borrador
Enviado
Aprobado
Rechazado
Cancelado
En Borrador puedes modificar los datos y las partidas. Una vez enviado, aprobado, rechazado o cancelado, la información queda protegida y los cambios se gestionan mediante las transiciones disponibles.
Relacionarlo con compras
Un presupuesto aprobado y vigente puede vincularse con cotizaciones y órdenes de compra. Sytex puede asignarlo automáticamente según la coincidencia de moneda, área de trabajo, proyecto y subproyecto, y proveedor. Si hay varias opciones, se prioriza el presupuesto más específico.
Controlar el consumo
El consumo se calcula principalmente con las órdenes de compra confirmadas. También puedes configurarlo para contemplar cotizaciones confirmadas o aprobadas que todavía no se incorporaron a una orden de compra. Cuando una cotización pasa a formar parte de una orden de compra confirmada, Sytex evita contabilizar el mismo importe dos veces.
Definir reglas de bloqueo
Puedes configurar el presupuesto para:
- Bloquear nuevas cotizaciones cuando se supera el importe disponible.
- Bloquear nuevas órdenes de compra cuando se supera el importe disponible.
- Bloquear operaciones que excedan las cantidades previstas por partida.
- Bloquear conceptos cuyos códigos no estén incluidos en el presupuesto.
- Admitir una tolerancia de 0%, 5%, 10%, 15% o 20% antes de aplicar el bloqueo.
Un presupuesto vencido o cancelado no puede utilizarse para nuevas confirmaciones. Las órdenes de compra originadas en cotizaciones ya aprobadas pueden continuar su proceso.
Consultar el seguimiento
La vista del presupuesto muestra:
- Importe total , consumido y disponible .
- Consumo proveniente de cotizaciones y órdenes de compra.
- Evolución acumulada del gasto por fecha.
- Consumo por código , comparando importe y cantidad presupuestada contra lo utilizado.
- Alertas visuales para partidas en riesgo o excedidas.
- Cotizaciones y órdenes de compra relacionadas, archivos e historial de actividad.
Ten en cuenta: solo los presupuestos aprobados y vigentes se ofrecen para nuevas asignaciones. Cuando ya existen cotizaciones u órdenes asociadas, no puedes cambiar el área de trabajo, el proyecto, el proveedor ni la moneda. Un presupuesto con documentos asociados no puede eliminarse, para mantener la trazabilidad.