Documentos de Sitio
Uno de los objetivos de Sytex es la de recolectar información en forma simple.
En ese sentido, la funcionalidad de Documentos de Sitio permite recabar información importante en Workflows, y alimentar a la misma vez, la base de información de los sitios.
En cada Sitio, Elemento de Red o Cliente encontrarás una nueva pestaña de "Documentos" que concentrará todos los Documentos asociados a esta ubicación
Un documento de sitio es un lugar donde asociar archivos y elementos de Sytex a una ubicación técnica. Pueden auto generarse y mantenerse actualizados automáticamente por tus flujos.
Como ejemplo, supongamos que queremos centralizar los contratos de alquiler que tenemos de un sitio. Primero generaremos el documento "Contrato de Alquiler" en el sitio y lo sincronizaremos desde un workflow inicial de "Contratación de Sitio". Este flujo nos dará el primer contrato, pero luego de 2 años, el contrato vencerá.
Allí tendremos un nuevo workflow de "Renovación de contrato" que hará referencia al mismo Documento del sitio. Al momento de cargar en este workflow el nuevo contrato, el mismo se actualizará automáticamente en el Sitio.
Cómo es un Documento de Sitio?
Un documento de sitio tiene los siguientes datos:
- Nombre: tiene que complir el mismo que el reference document template para ser asociado, al igual que el tipo.
- Estado: Pendiente, Completado, Aprobado o Rechazado
- Tipo de Documento: Puede ser un archivo, formulario de Sytex, cotización, o cualquier elemento de Sytex
- Categoría: Es un título que agrupará a los Documentos de Sitio que tengan la misma categoría.
Una vez que el "DdS" esté completado verás directamente el objeto y su estado.
Podrás acceder a la configuración del DdS desde aqui:
Cómo actualizo un Documento de Sitio?
Para actualizar el DdS puedo hacerlo de dos formas:
.1Directamente desde el documento de sitio, asociando un archivo o elemento.
.2Desde un Workflow
Para actualizarlo desde un workflow sólo debemos ir al tab de "Plantillas de documentos de referencia"
Tener en cuenta que si un Workflow está creado en un Elemento de Red, seleccionar "Empujar al Sitio", el documento irá a todos los sitios asociados.
Crear un nuevo Documento
Existen tres formas de crear un nuevo Documento en tus sitios, a continuación el detalle de cada uno
1 Crearlo desde el Sitio
Seleccionando el botón + se abrirá una ventana para configurar el nuevo DdS que será exclusivo para ese sitio.
2 Configurarlo desde el Tipo de Sitio
Si necesitas que todos los Sitios tengan los mismos documentos ya creados desde su inicio, podrás configurarlo desde "Tipo de Sitio"
Configuración > Tipos de Sitio > abrir un tipo de Sitio > tab "Plantilla de Documentos"
Así, la próxima vez que generes un nuevo Sitio de este tipo, ya se crearán todos los DdS en el momento.
3 Crearlo automáticamente desde un Workflow
En cualquier plantilla de Workflows, en la solapa "Plantilla de documentos de referencia" podremos encontrar los documentos necesarios para un Workflow.
En cada uno tendremos ahora 3 nuevos checks para esta funcionalidad:
- Empujar al Cliente
- Empujar al Elemento de Red
- Empujar al Sitio
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