Estados Flexibles

Esta funcionalidad permite configurar las etapas por las que podrá pasar una tarea, sitio, elemento de red, entre otros, hasta completarse. Nos permitirá reflejar mejor el ciclo de vida de una actividad, a la vez que recolectamos métricas de cada paso.



Qué son estados flexibles?

Tomaremos como ejemplo a equipos que gestionan tareas en campo, que necesitan conocer exactamente lo que pasa en cada momento de la tarea, pudiendo también contabilizar los tiempos de traslado, de trabajo efectivo, de cierre, y más.

Por defecto, los estados de una tarea son 5:
  • Abierta
  • En proceso
  • Completada
  • Completada con pendientes
  • En Espera
  • Cancelada

Estas etapas son simples pero muy útiles para la mayoría de las actividades "breves" que existen en un proyecto. Sin embargo, si se busca identificar una actividad  que pueda ser interrumpida por diferentes motivos, o si está en curso pero en la etapa final, no es posible hacerlo sólo con verla en el estado "En Proceso".
La nueva funcionalidad de estados flexibles permite personalizar nombres de etapa y elegir su comportamiento, para reflejar lo que realmente ocurre en la tarea. Por ejemplo, una tarea ahora podrá estar en el estado "En Viaje a Sitio", lo cual nos da más información que sólo "En Proceso".
Para ir de un estado a otro utilizaremos "transiciones". Las transiciones tendrán el nombre de la acción que nos lleve al próximo estado de la tarea. A modo ejemplo, un técnico podrá tener la tarea en el estado "En Viaje" y desde allí elegir dos transiciones posibles: "Llegué al sitio" o "Demora", en caso que por alguna razón, haya tenido que desviarse de su actividad. La transición "Llegué a sitio" moverá la tarea al estado "En Sitio"; la transición "Demora" moverá la misma al estado "Demorada".
las transiciones son el nuevo aliado para personalizar un flujo de tareas

Las transiciones también nos permiten evitar caminos a ciertos estados. Por ejemplo, una tarea en el estado "Trabajando" no podrá ir (si así lo configuramos) al estado "En Viaje". Podrá tener quizás dos transiciones posibles: que el trabajo se ha finalizado o que se a interrumpido por alguna razón.
Estos procesos le brindan consistencia a la información, pero además ayudan a simplificar la tarea de cada técnico. Si el proceso está bien definido, el técnico tendrá entre sus opciones una que reflejará exactamente lo que va a hacer.
Tomando de ejemplo una tarea de instalación, podríamos personalizar y reflejar el proceso con el siguiente flujo:
Cada nuevo estado tendrá un "tipo de estado" original: Abierto, En proceso, Completada, etc. Es decir, tendremos varios estados del tipo "Abierto", pero con distinto nombre. En la imagen de arriba se pueden ver tres estados "Abiertos": Creada, Asignada, Tomada.
Vista de una configuración de estados originales y sus alternativas de transición 

Continuando con el ejemplo... el estado "En Viaje" es de la categoría "En Proceso".
A fin de simplificar algunos procesos del sistema, como el de documentos requeridos y otras funcionalidades, hemos permitido por el momento disponer de un solo estado final, o de cierre; es decir, un solo estado del tipo "Completado".
A cada estado, además de las múltiples transiciones que puede tener, se le puede configurar la propiedad de "Es accesible desde cualquier estado". Esta característica permite que el estado figure disponible desde cualquiera de los estados del proceso.

Como parte de este cambio, decidimos unir los procesos de aprobación en la configuración de nuevos estados. Ahora todo es un estado y la transición entre uno y otro puede tener, o no, un proceso de aprobación.
Esperamos que esta funcionalidad ayude a mejorar la personalización y el seguimiento de las actividades para trabajar cada día, más eficientes.


Cómo configurar estados flexibles


En el menú de configuración seleccionar "Flujos de estado"

Allí podremos buscar un existente o crear un nuevo flujo de estado:

Cada flujo de estado tiene los siguientes datos a configurar:
  • Nombre o título de ese proceso
  • Tipo de Objeto: ya que puede utilizarse para algún tipo de objeto del sistema
  • Área de trabajo: ES posible que un proceso de estados sea utilizado sólo por un área de trabajo de la compañía y no por todas.
  • Flujo por defecto: Si está activo, cada vez que se creará un nuevo objeto de ese tipo, se le asignará este proceso de estados
  • Cada tipo de objeto puede tener sólo un flujo de estado por defecto
  • Estado: Debe estar en Confirmado para poder ser utilizado en los diferentes objetos.

En el tab "Flujo" tendremos las etapas que participan en este proceso, con las siguientes opciones:
  • Etapa: Nombre del estado
  • Tipo de Etapa: Es un tipo de estado, que nos permite saber cuándo una tarea está concluida o cancelada, independientemente de su nombre de Etapa.
  • Ejemplo, una etapa puede llamarse "Viajando a sitio", y le asignaremos el tipo de etapa "Abierto", que nos ayudará a saber que la tarea aún no está en proceso.
  • Transiciones: Nos permite saber desde donde o hacia donde puede ir desde el estado seleccionado


Una transición puede tener los siguientes datos:
  • Nombre: Para indicarle al usuario una acción que le resulte más fácil identificar, por ejemplo "Iniciar Viaje", podría ser el nombre de la transición que lleve la tarea al estado "Viajando a sitio"
  • Estado origen
  • Estado destino
  • Vallado geográfico: Si se activa o no el geofencing para ese estado (Esta opción no está disponible actualmente)
  • Transición de ejecución automática: Se ejecutará la transición automáticamente al llegar al estado origen.
  • Esto es útil para poder disparar automáticamente procesos de aprobación, por ejemplo
  • Transición preferida: Indica al usuario cuál es el "camino feliz" de la actividad. Por ejemplo, la transición preferida podría ser "Iniciar Viaje", pero puede haber otras transiciones que sean de "Obra suspendida", o "Posponer inicio", que no serían las prioritarias a mostrarle al usuario.
  • Requiere aprobación: Si para pasar del estado origen al destino, necesita un proceso de aprobación.




Cómo configurar un proceso de aprobación?

Si la transición tiene activada la opción de Requiere aprobación, se podrá configurar un proceso de diferentes validaciones para lograr pasar de una etapa a otra.

Por ejemplo, un proceso de aprobación podría utilizarse para indicar que la tarea está efectivamente finalizada, pero necesita el técnico de campo un OK del Project Manager para avanzar la tarea a "Finalizada".

  • Condición: Es el tipo de validación que se necesita, tiene varias opciones entre
  • Todos aprobados: cada grupo deberá dar su ok para avanzar
  • Cualquiera aprobado: si hay un Ok avanza
  • Primera aprobación: El primero que apruebe (si hay varias etapas en paralelo) hace que avance la transición
  • Primer rechazo: Si hay un rechazo se cancela la transición y vuelve al estado indicado de Rechazo en el campo "Rechazar a estado" configurado en la transición.


Una vez configurado todo nuestro proceso podemos cambiar su estado a Confirmada, y así comenzar a utilizarlo en nuestras tareas, sitios, elementos de red y clientes, entre otros.