Flujos de estado personalizados
Los flujos de estado te permiten personalizar las etapas por las que pasa una ubicación técnica o una actividad hasta completarse.
Por qué usar flujos de estado
Por defecto, los objetos del sistema tienen pre-definido un flujo de estado. El objetivo es entender en qué etapa, tanto intermedia como de finalización, se encuentran.
Estos estados son simples y alcanzan para la mayoría de las actividades de un proyecto; Pero si se presenta la necesidad de medir esos estados con una nomenclatura o paso a paso personalizado, puedes hacerlo.
En un flujo de estado personalizado, defines tus propios nombres de etapa y eliges cómo se comporta cada una, y cómo se realizan las transiciones entre uno y otro.
Estados y transiciones
Para pasar de un estado a otro utilizas transiciones. Cada transición lleva el nombre de la acción que mueve el objeto al siguiente estado.
Ejemplo: una tarea en estado "En tránsito" puede ofrecer dos transiciones: "Arribo a sitio" (que mueve la tarea a "En sitio") o "Demora" (mueve la tarea a "Demorada").
Un proceso bien pensado, agiliza y simplifica el siguiente avance de un técnico en campo, o permite a un ingeniero centrarse en su trabajo sin desviar el foco.
Categorías de estado
Cada objeto tiene determinados estados, separados en tipos que denominamos categorías. En tareas por ejemplo, son:
- Abierta
- En proceso
- En Espera
- Completada
- Completada con pendientes
- Cancelada
En formularios:
- A confirmar
- Abierto
- En Proceso
- En Revisión
- Enviado
- Aprobado
- Aprobado con observaciones
- Rechazado
- Cancelado
Procesos de aprobación
Los procesos de aprobación viven dentro de las transiciones: cualquier transición puede requerir, o no, una aprobación antes de concretarse.
Un caso típico: el técnico de campo marca la tarea como terminada, pero recién pasa a "Finalizada" cuando el Project Manager da su OK.
Cuando una transición requiere aprobación, se debe determinar la lógica y comportamiento que define cómo se resuelve:
- Todos aprobados: cada grupo debe dar su OK para avanzar.
- Cualquiera aprobado: con un solo OK, avanza.
- Primera aprobación: si hay validaciones en paralelo, el primero que aprueba hace avanzar la transición.
- Primer rechazo: un rechazo cancela la transición y devuelve la tarea al estado definido en "Rechazar a estado".
Cómo configurar un flujo de estado
1. Abre la configuración. En el menú de configuración, entra a Flujos de estado.
2. Busca uno existente o crea uno nuevo.
3. Completa los datos generales:
- Nombre: el título del proceso.
- Tipo de objeto: a qué tipo de objeto del sistema aplica (tarea, sitio, elemento de red, cliente, operación de material, acceso a sitio, etc.).
- Área de trabajo: si el flujo lo usa solo un área de la compañía y no todas.
- Flujo por defecto: si lo activas, cada nuevo objeto de ese tipo se crea ya con este flujo. Cada tipo de objeto admite un único flujo por defecto.
Cuidado con los flujos por defecto: si tildas este casillero en algún flujo existente, estarás modificando el flujo de todos los próximos objetos de ese tipo. Sólo se permite un flujo por defecto por tipo de objeto, por lo que realiza esta modificación con atención.
- Estado: debe estar en Confirmado para poder usarse en los objetos.
4. Define las etapas en la pestaña "Flujo". Cada etapa tiene:
- Etapa: el nombre del estado.
- Tipo de etapa: el tipo de estado base, que te deja saber si la tarea está concluida o cancelada más allá de su nombre. Ejemplo: una etapa "Viajando a sitio" puede ser del tipo "Abierto", para saber que aún no arrancó.
- Transiciones: desde y hacia dónde puede moverse la tarea desde ese estado.
El orden de las columnas define el orden en que el usuario final ve las transiciones. Si después de la columna "Abierta" ubicas la "En proceso", esa será la primera transición que aparezca.
5. Configura cada transición. Una transición puede tener:
- Nombre: una acción fácil de reconocer para el usuario. Por ejemplo, "Iniciar viaje" para llevar la tarea a "Viajando a sitio".
- Estado origen y estado destino.
- Transición de ejecución automática: se dispara sola al llegar al estado origen. Útil, por ejemplo, para lanzar automáticamente un proceso de aprobación.
- Transición preferida: marca el "camino feliz" de la actividad. Por ejemplo, "Iniciar viaje" puede ser la preferida, mientras que "Obra suspendida" o "Posponer inicio" quedan como opciones secundarias. Solo puede haber una transición preferida.
- Requiere aprobación: si el paso del estado origen al destino necesita un proceso de aprobación.
6. Si una transición requiere aprobación, arma su proceso. Al activar "Requiere aprobación", configuras las validaciones necesarias para pasar de una etapa a otra.
7. Confirma el flujo. Cuando tengas todo listo, cambia su estado a Confirmada. A partir de ahí, ya puedes usarlo en tus tareas, sitios, elementos de red y clientes.
Con esto reflejas cada proceso tal como ocurre y haces seguimiento con más detalle. ¿Dudas? Escríbenos a soporte@sytex.io y te ayudamos.