Como transformar exportables



Intro: Respuestas como columnas

La herramienta de “plantilla de datos “ solo exporta respuestas como filas (cada respuesta de un formulario se exporta en una fila diferente )

En principio no importa la cantidad de columnas que se configure para la exportación en la plantilla de datos. Una vez que se creó la plantilla se puede copiar el link a conectar

Dentro de Excel nos posamos sobre la solapa de “Datos” en la cinta de opciones, lo que nos permite seleccionar la opción “De la web”, seguido a esto una ventana aparecerá en el dentro de la pantalla para que coloque el link de la plantilla de datos creada

Al colocar “aceptar” el sistema cargará un ejemplo de la tabla donde tendrá 3 opciones , para avanzar debemos seleccionar “Transformar datos” , esto iniciará el editor de Power Query en una nueva ventana

Desde aquí podemos realizar cambios sobre este reporte que serán repetidos automáticamente por el sistema cada vez que se actualice la conexión de la plantilla de datos


Paso 1


Asegurarse que la primer columna corresponde a los encabezados , de no ser así , puede localizar una opción “Utilizar primera fila como encabezados” pero la mayoría de las veces Excel interpreta automáticamente la necesidad de realizar ese paso


Ya con la primer columna de encabezados correctamente colocada puede seleccionar todas las columnas que no necesite y eliminarlas

Notar:
En el caso de que sus formularios cuentan con grupos repetibles en sus respuestas , lo recomendable es dejar las columnas de “Código de formulario” , “Índice de respuesta ”, “Etiqueta de pregunta “ y “Valor de respuesta” (y eliminar el resto de las columnas), donde antes de avanzar deberá unir la columna de Índice de respuesta con Etiqueta de pregunta desde la opción “combinar columnas “, ubicada en la solapa de "Transformar" donde podrá configurar el nombre de la nueva columna y que separador desea emplear .
Si sus formularios no cuentan con grupos repetibles este paso no es necesario



Paso 2


Contando ya con 3 columnas nada mas “codigo de formulario”,”Etiqueta de pregunta”(o la nueva columna combinada) y “Valor de respuesta” en las opciones ubicadas en la solapa de transformar podrá encontrar la opción de Dinamizar columnas , es importante que antes de accionar esta opción está seleccionada sólo la columna correspondiente a Etiquetas de pregunta

Esta acción nos mostrará una pequeña ventana que es importante configurar tal cual se muestra en la captura y aceptar el cambio

Dentro de la solapa de archivo encontrará la opción de “Cerrar y cargar” (primer botón)lo que cerrará el editor de Power Query y generará una tabla resultante con los cambios realizados ,si lo desea puede generar otra conexión al mismo origen de datos (link de plantilla de datos ) para combinar y mostrar las columnas eliminadas previamente