Plantillas de Workflow
La plantilla es el diseño del proceso: define las tareas, su orden, quién hace cada una y qué se entrega. Se configura una vez y se replica en cada workflow que la usa.
Anatomía de una plantilla
Una plantilla tiene cuatro bloques:
- Configuración general — la cabecera: workspaces, proyecto y ubicación por defecto, vista, dirección del flujo, auto-plan, entre otros.
- Tareas — el diagrama; el 90% del trabajo de configuración.
- Hitos — los puntos de control y el % de avance.
- Asignaciones — los roles nombrados del proceso.
Borrador, versión activa y prueba
Una plantilla está en Borrador o Confirmada (son permisos separados).
- En Borrador se edita libremente.
- Al confirmarla , esa versión pasa a ser la versión activa : la que se usa para crear workflows nuevos.
- Puedes crear un workflow de prueba desde una versión borrador sin confirmarla: queda marcado como "creado desde borrador" y la marca se propaga a los workflows hijos, para probar el flujo completo sin ensuciar la versión activa.
Si "dejó de asignar al técnico" o tus cambios no aparecen en los workflows nuevos, casi siempre quedó una versión sin confirmar. Los workflows nuevos toman la versión activa, no la que estás editando.
La tarea de plantilla
Cada nodo del diagrama es una tarea de plantilla, donde vive casi toda la lógica:
- Identidad: nombre (único), tipo, ícono, flujo de estados, atributos, duración y la plantilla de tarea de la que hereda el contenido.
- Jerarquía y dependencias: tarea padre (la anida como subtarea), predecesoras, y la tarea que cierra el workflow . El cálculo de fechas y la ruta crítica se cubren en su propio artículo.
- Multiplicadores: crear una tarea por sitio o por elemento de red hijo genera ramas paralelas automáticamente.
Automatización de estado
Es el bloque que más trabajo manual ahorra:
- Completar automáticamente cuando se cumplen los requisitos: la tarea se cierra sola cuando todos sus documentos requeridos están satisfechos.
- Reabrir automáticamente cuando dejan de cumplirse: si un documento requerido deja de estar en su estado requerido, la tarea se reabre.
- Intentar satisfacer los requisitos al completar: al intentar completar, Sytex intenta mover los documentos a su estado requerido; la tarea solo cierra si todos cierran bien.
- Iniciar la tarea al editar un entregable: con la tarea abierta, editar un campo, checklist o documento requerido la pasa a En progreso .
Entregables
Cada tarea define qué hay que entregar para darla por hecha: formulario, checklist, campo personalizado, documento o archivo, operación de material, orden de compra, cotización, solicitud de acceso a sitio, o incluso un workflow hijo completo. Por cada entregable puedes definir:
- Estado requerido (y alternativo): en qué estado cuenta como satisfecho. Es lo que consumen los automáticos de arriba.
- Crear automáticamente + crear cuando ( al crearse el workflow o cuando la tarea se vuelve disponible ): la segunda opción evita generar cientos de documentos vacíos el día uno.
- Documento de contexto: información de otra tarea en solo lectura, para que el técnico vea lo que relevó el paso anterior sin salir de su tarea.
El entregable tipo Workflow permite componer procesos: una tarea puede exigir un workflow hijo completo, con su propia plantilla y su propio avance.
Videos: crear y configurar una plantilla
Crear una nueva plantilla
Crea desde cero una plantilla de workflow, ahorra tiempo con el asistente de IA y enfócate en las configuraciones particulares.
Sumar o editar tareas
Agrega nuevas tareas al proceso, edita la relación entre ellas y elimina las que no necesites.
Ediciones avanzadas de cada tarea
Edita el nombre, la descripción y la duración de una tarea, y abre la vista completa para personalizar su comportamiento.
Configurar entregables en cada tarea
Configura entregables por tarea: carga de archivos, formularios de campo, preguntas personalizadas y más.