Los Agentes son compañeros de trabajo automáticos: se crean como un miembro más del equipo, se les asigna trabajo igual que a una persona y responden en la discusión de la tarea. Se habilita organización por organización.
¿Qué es un Agente?
Un Agente es un integrante automático de tu equipo. Tiene su propio usuario, su ficha de Staff, sus roles y sus permisos, y aparece en los buscadores como cualquier otro colega.
La diferencia es cómo trabaja: en vez de abrir Sytex y hacer clics, lee su misión, mira el objeto que le asignaste y ejecuta. Después escribe en la discusión qué hizo.
Lo importante es que un agente nunca ve ni hace más de lo que sus roles le permiten. Es exactamente la misma capa de permisos que aplica a las personas.
Cómo se le da trabajo
Hay dos formas, y las dos son las que ya usás con tus compañeros:
Asignándole un objeto: ponés al agente como responsable de una tarea, un workflow o un formulario (también como revisor del formulario). Desde ese momento reacciona a lo que pase ahí.
Mencionándolo en la discusión: escribís @ y su nombre en el chat de una tarea o un workflow, o respondés a un mensaje suyo. Ahí contesta como contestaría una persona.
Estar asignado a una tarea no hace que el agente responda todos los comentarios. Si dos personas conversan en la discusión de una tarea suya, el agente no interrumpe: sólo entra cuando lo mencionás o cuando respondés algo que él dijo.
Qué lo despierta
Cuando el agente está asignado, se activa solo ante los cambios del objeto que tiene a cargo: la tarea, el workflow, el formulario y las respuestas de ese formulario.
Dos límites a tener en cuenta:
Una tarea sin fecha de disponibilidad todavía no está liberada, así que no despierta a nadie.
Un workflow cerrado tampoco.
En cambio, si lo mencionás en la discusión siempre te responde, aunque la tarea no esté disponible o el workflow esté cerrado. Un pedido explícito de una persona nunca queda sin respuesta.
Crear un agente
Se crea desde el menú Agentes (buscalo en el menú de configuración; también aparece buscando "agentes" o "inteligencia artificial"). Necesitás permiso de ver y administrar agentes.
El formulario tiene tres bloques.
1. Misión
Nombre: cómo lo van a ver y mencionar todos. Conviene que diga qué hace ("Revisor de formularios NOA", "Controlador de SLA").
Misión e instrucciones: el corazón del agente. Acá explicás qué tiene que hacer, cómo encararlo, qué considerar y qué no. Cuanto más concreto, mejor: es la diferencia entre un agente útil y uno impredecible.
2. Acceso y conocimiento
Roles: los permisos con los que trabaja. Definen literalmente todo lo que puede ver y tocar.
Sólo podés darle roles que vos mismo tengas en la organización. No se delega lo que no se tiene.
Tienen que ser roles de contexto general: un rol acotado a un proyecto o a una unidad operativa no se le puede asignar.
Skills fijados: páginas de la base de conocimiento que el agente lee siempre, como manual de trabajo. Ahí ponés los procedimientos de tu empresa: cómo se completa un formulario, qué criterios usar para aprobar, qué nomenclatura seguir.
Sólo podés fijar páginas que vos puedas ver.
3. Límites de ejecución
Son los frenos, y conviene arrancar conservador:
Esfuerzo de razonamiento: cuánto piensa antes de actuar. Más esfuerzo = mejor criterio en tareas complejas, pero más lento y más caro.
Timeout (segundos): cuánto puede durar una ejecución antes de cortarse. Entre 30 y 600 segundos.
Ejecuciones por día: el presupuesto diario. Por defecto 20. Cuando se agota, el agente frena hasta el día siguiente.
Enfriamiento (segundos): cuánto espera entre ejecuciones sobre el mismo objeto. Evita que una ráfaga de cambios dispare veinte ejecuciones seguidas.
¿Quién puede usarlo?
Cada agente define su acceso:
Todos: cualquiera en la organización puede asignarle trabajo o mencionarlo.
Restringido: sólo quien lo creó y las personas que agregues a la lista.
Si alguien sin acceso intenta asignarle una tarea, Sytex rechaza la asignación.
Seguir lo que hace un agente
La ventana del agente
Abriendo un agente desde el buscador ves su historial completo de ejecuciones, de la más reciente a la más vieja. De cada una tenés:
El objeto sobre el que trabajó
El estado: pendiente, ejecutando, éxito, error, timeout, necesita una persona u omitida
El resumen de lo que hizo, escrito por él
Los cambios: la lista de objetos que efectivamente tocó, uno por uno
Si fue una conversación, el mensaje que la disparó
También ves su uso diario, con el presupuesto de ejecuciones consumido, y su configuración actual en el panel lateral.
El reporte en la discusión
Cada vez que termina, el agente publica el resultado en la discusión de la tarea o el workflow, firmado con su nombre. Además le llega una notificación a quien le dio el trabajo.
Los formularios no tienen discusión propia: si el formulario pertenece a una tarea, el reporte va a la discusión de esa tarea; si es un formulario suelto, sólo se notifica.
Límites y seguridad
Tres barreras, siempre activas:
1. Los permisos de sus roles. Un agente no puede ver ni modificar nada que sus roles no permitan, igual que una persona.
2. El alcance del objeto asignado. Una ejecución se dispara por un objeto puntual y sólo puede tocar lo que cuelga de ese objeto: la tarea con sus formularios, respuestas y mensajes. Nada que esté por encima o al costado. Si intenta salirse, queda registrado en la ejecución.
3. Los límites de ejecución. Timeout, tope diario y enfriamiento acotan cuánto puede trabajar.
Además, si la organización se queda sin créditos de IA, las ejecuciones quedan omitidas con ese motivo hasta que se repongan.
Casos de uso típicos
Revisar formularios: el agente entra como revisor, controla contra el procedimiento que le fijaste como skill y devuelve las observaciones en la discusión.
Controlar avance: asignado al workflow, revisa fechas y estados ante cada cambio y avisa cuando algo se desvía.
Completar datos repetitivos: cargar o normalizar campos de una tarea según reglas fijas.
Responder consultas sobre una tarea: lo mencionás en la discusión y contesta con la información del objeto.
El mejor primer agente es uno chico y aburrido: una revisión concreta, con un procedimiento escrito, tope diario bajo y acceso restringido a tu equipo. Cuando confiás en lo que hace, lo abrís al resto.
Preguntas frecuentes
No veo el menú de Agentes. La funcionalidad se habilita organización por organización. Si no la ves, escribinos y la activamos.
¿Puedo darle a un agente más permisos de los que tengo? No. Sólo podés delegarle roles que vos tengas en esa organización, y sólo roles de contexto general.
¿Puede un agente romper algo sin que me entere? Todo lo que toca queda listado en la ejecución, y el resultado se publica en la discusión del objeto con su firma. El historial es completo y no se puede editar.
¿Por qué mi agente no reaccionó a un cambio? Las causas más comunes: la tarea no tiene fecha de disponibilidad, el workflow está cerrado, se agotó el presupuesto diario de ejecuciones, está dentro del enfriamiento, o el cambio quedó fuera de los permisos de sus roles.
¿Un agente puede responder a otro agente? Sí, se mencionan como cualquier miembro del equipo, pero conviene ser prudente: los topes diarios y el enfriamiento son lo único que corta un ida y vuelta.