Gestão de tarefas 📝
Este artigo foi desenvolvido para que, no menor número de linhas possível, você entenda como as tarefas funcionam e são gerenciadas no Sytex.
O que é uma tarefa?
É uma atividade a ser realizada, seja um usuário ou uma equipe. Por sua vez, ele pode ser criado isoladamente como uma atividade simples de ser concluída ou como parte de um fluxo de tarefas.
Que elementos compõem uma tarefa?
Nome: Título da tarefa a ser executada
Descrição da tarefa: Campo tipo texto com informações sobre o que deve ser feito.
✅ Estados de tarefa: Etapas pelas quais uma tarefa passará até a conclusão. Os estados básicos são 5:
Aberta: a tarefa foi criada, mas não realizada
Em processo: a tarefa começou a ser executada
Completada: a tarefa foi concluída com sucesso
Em espera: a execução da tarefa é suspensa temporariamente
Completada com pendencias: a tarefa foi finalizada, mas pode estar faltando algum elemento para que seja o final correto do processo
Cancelada: a tarefa foi dispensada
O Sytex também possui a funcionalidade de estados flexíveis nas tarefas, para criar etapas intermediárias e dar nomes específicos a cada etapa.
⏱ Duração: estimativa ideal em dias em que a tarefa deve ser concluída. Este elemento é muito útil ao configurar um SLA para nosso processo.
🔒 Documentos Obrigatórios: condições ou requisitos que devem ser atendidos para que a tarefa seja concluída. São gerados com diversos objetos do sistema, sejam eles: workflows, formulários, tarefas, documentos de arquivo, operações de materiais, cotações, etc.
👷🏼♀️ Participantes da tarefa: usuários que serão associados à tarefa. Esses campos incluem:
Supervisor: usuário que irá monitorar a tarefa
Pessoal designado: usuário responsável por realizar a atividade e avançá-la
Fornecedor designado: no caso de a tarefa ser realizada por um fornecedor, o nome da empresa contratante será indicado aqui
Função de supervisor: aqui vai a função do grupo que contém os usuários que irão supervisionar a tarefa
Função atribuída: se a tarefa puder ser executada por um grupo de usuários, o nome da função desse grupo irá aqui
Logs de estados: cada mudança ou modificação de status é registrada com a data e o usuário que a fez
Como saber as tarefas a serem realizadas por mim ou minha equipe?
Podemos visualizar nossa bandeja de tarefas a serem feitas de diferentes maneiras:
A primeira e mais prática é usar o widget encontrado na área de trabalho do Sytex:
Este widget nos leva ao painel de tarefas , onde inicialmente vemos todas as tarefas disponíveis para serem iniciadas ou concluídas.
Você também pode acessá-lo através da janela do navegador de tarefas, no painel esquerdo do Sytex:
