Administrar tareas 📝
Este artículo está pensado para que en la menor cantidad de líneas posibles, entiendas cómo funcionan y se administran las tareas en Sytex.
¿Qué es una tarea? 📋
Es una actividad para ser realizada, ya sea un usuario o un equipo. A su vez, puede crearse de manera aislada como una simple actividad a completar o bien, formar parte de un flujo de tareas.
Qué datos componen una tarea?
Nombre: Título de la tarea a realizar.
Descripción de la tarea: Campo tipo texto con info sobre lo que se debe realizar.
✅ Estados de la tarea: Etapas por las que pasará una tarea hasta completarse. Los estados básicos son 5:
Abierta: la tarea ha sido creada pero no tomada.
En proceso: la tarea ha comenzado a realizarse.
Completada: la tarea ha sido finalizada correctamente.
En espera: la ejecución de la tarea se encuentra suspendida momentáneamente.
Completada con pendientes: la tarea ha sido finalizada pero puede faltar algún elemento para que sea el fin correcto del proceso.
Cancelada: la tarea ha sido desestimada.
Sytex, además, posee la funcionalidad de estados flexibles en las tarea, para crear pasos intermedios y darles nombres específicos a cada etapa.
⏱ Duración: estimación ideal en días en los que la tarea debería completarse. Este un elemento es muy útil al momento de configurar un SLA de nuestro proceso.
🔒 Documentos Requeridos: condiciones o requerimientos que deben cumplirse para que la tarea se pueda completar. Se generan con diversos objetos del sistema, ya sea: workflows, formularios, tareas, documentos de archivo, operación de material, cotizaciones, etc.
👷🏼♀️ Participantes de la tarea: usuarios que se relacionarán con la tarea. Estos campos incluyen:
Supervisor: usuario que monitoreara la tarea.
Usuario asignado: usuario responsable de realizar la actividad y avanzarla.
Contratista asignada: en caso que la tarea será realizada por un proveedor, aquí se indicará el nombre de la empresa contratista.
Rol de supervisor: aquí ira el rol de grupo que contiene los usuarios que supervisarán la tarea.
Rol asignado: si la tarea puede ser realizada por un conjunto de usuarios, aquí ira el nombre del rol de ese grupo.
Logs de estados: cada cambio de estado o modificación es registrado con fecha y usuario que lo realizó.
¿Cómo conocer las tareas a realizar por mi o mi equipo?
Podemos visualizar nuestra bandeja de tareas por realizar de distintas formas:
El 1ro y más práctico es valiéndose del widget que se encuentra en el escritorio de Sytex:
Este widget nos lleva al panel de tareas, donde inicialmente vemos todas las disponibles para ser iniciadas o completadas.
También puedes acceder mediante la ventana de buscador de tareas, desde el panel izquierdo de Sytex:
¿Cómo crear una tarea?
Hay dos formas de crear una nueva tarea: utilizando una plantilla de tareas o creando una tarea nueva desde cero.
En cualquier caso, debemos seleccionar el botón + de la barra del menú > Tarea
Aparecerá la ventana de creación donde podemos completar los campos indicados para crear una tarea de cero:
Además, podrémos seleccionar la opción "Crear desde plantilla", para utilizar alguna de las plantillas de tareas que hayamos creado.
Por último existe la opción de "Crear múltiples tareas" para generar, mediante la herramienta de importación, varias tareas a la vez, tanto con plantilla, como sin ella.