Os Agentes são colegas de trabalho automáticos: são criados como mais um membro da equipe, recebem trabalho da mesma forma que uma pessoa e respondem na discussão da tarefa. A funcionalidade é habilitada separadamente para cada organização.
O que é um Agente?
Um Agente é um integrante automático da sua equipe. Ele tem seu próprio usuário, ficha de Pessoal, funções e permissões, e aparece nas buscas como qualquer outro colega.
A diferença está na forma de trabalhar: em vez de abrir a Sytex e clicar pelas telas, ele lê sua missão, analisa o objeto atribuído e executa o trabalho. Depois, informa na discussão o que fez.
O mais importante é que um agente nunca vê nem faz mais do que suas funções permitem. Ele segue exatamente a mesma camada de permissões aplicada às pessoas.
Como atribuir trabalho a ele
Existem duas formas, e ambas funcionam como na colaboração com seus colegas:
Atribuindo um objeto: defina o agente como responsável por uma tarefa, um workflow ou um formulário (ou como revisor do formulário). A partir desse momento, ele reage às mudanças nesse objeto.
Mencionando-o na discussão: digite @ seguido do nome dele no chat de uma tarefa ou de um workflow, ou responda a uma mensagem dele. O agente responderá como uma pessoa responderia.
Atribuir uma tarefa a um agente não faz com que ele responda a todos os comentários. Se duas pessoas conversarem na discussão de uma tarefa atribuída a ele, o agente não interromperá. Ele só participa quando é mencionado ou quando alguém responde ao que ele disse.
O que ativa o agente
Quando está atribuído, o agente é executado automaticamente quando muda o objeto sob sua responsabilidade: a tarefa, o workflow, o formulário ou as respostas do formulário.
Há dois limites importantes:
Uma tarefa sem data de disponibilidade ainda não foi liberada e, por isso, não ativa ninguém.
Um workflow encerrado também não ativa o agente.
Por outro lado, se você mencionar o agente na discussão, ele sempre responderá, mesmo que a tarefa ainda não esteja disponível ou o workflow esteja encerrado. Uma solicitação explícita de uma pessoa sempre recebe resposta.
Criar um agente
Crie agentes pelo menu Agentes. Você pode encontrá-lo no menu de configurações ou pesquisando por “agentes” ou “inteligência artificial”. É necessário ter permissão para visualizar e administrar agentes.
O formulário tem três seções.
1. Missão
Nome: como todos verão e mencionarão o agente. É melhor usar um nome que descreva sua função, como “Revisor de formulários da Região Norte” ou “Monitor de SLA”.
Missão e instruções: o núcleo do agente. Explique o que ele deve fazer, como deve abordar o trabalho, o que precisa considerar e o que deve evitar. Quanto mais específico, mais previsível e útil será o agente.
2. Acesso e conhecimento
Funções: as permissões com as quais o agente trabalha. Elas definem exatamente o que ele pode ver e alterar.
Você só pode atribuir funções que já possui na organização. Não é possível delegar permissões que você não tem.
Devem ser funções de contexto geral. Uma função limitada a um projeto ou unidade operacional não pode ser atribuída a um agente.
Skills fixadas: páginas da base de conhecimento que o agente sempre lê como manual de trabalho. Inclua aqui os procedimentos da empresa: como preencher um formulário, quais critérios usar para aprovar ou qual padrão de nomes seguir.
Você só pode fixar páginas que tem permissão para visualizar.
3. Limites de execução
Estas são as proteções. É recomendável começar de forma conservadora:
Esforço de raciocínio: quanto o agente pensa antes de agir. Mais esforço significa melhor critério em tarefas complexas, mas também mais tempo e custo.
Tempo limite (segundos): quanto uma execução pode durar antes de ser interrompida, entre 30 e 600 segundos.
Execuções por dia: o orçamento diário. O padrão é 20. Quando ele se esgota, o agente para até o dia seguinte.
Intervalo (segundos): quanto tempo o agente espera entre execuções no mesmo objeto. Isso evita que uma sequência de mudanças dispare muitas execuções seguidas.
Quem pode usá-lo?
Cada agente define seu próprio acesso:
Todos: qualquer pessoa da organização pode atribuir trabalho ou mencionar o agente.
Restrito: somente quem o criou e as pessoas adicionadas à lista podem usá-lo.
Se alguém sem acesso tentar atribuir uma tarefa ao agente, a Sytex rejeitará a atribuição.
Acompanhar o trabalho de um agente
A janela do agente
Abra um agente pela busca para ver o histórico completo de execuções, da mais recente à mais antiga. Cada execução mostra:
O objeto em que ele trabalhou
O status: pendente, em execução, sucesso, erro, timeout, precisa de uma pessoa ou ignorada
O resumo do que ele fez, escrito pelo próprio agente
As alterações: todos os objetos que ele realmente modificou
Se foi uma conversa, a mensagem que iniciou a execução
Você também pode ver o uso diário, incluindo o orçamento de execuções já consumido, e a configuração atual no painel lateral.
O relatório na discussão
Sempre que uma execução termina, o agente publica o resultado na discussão da tarefa ou do workflow, assinado com seu nome. A pessoa que atribuiu o trabalho também recebe uma notificação.
Os formulários não têm uma discussão própria. Se o formulário pertence a uma tarefa, o relatório é publicado na discussão dessa tarefa. Se for um formulário independente, somente a notificação é enviada.
Limites e segurança
Três proteções ficam sempre ativas:
1. Permissões das funções. Um agente não pode ver nem modificar nada que suas funções não permitam, assim como uma pessoa.
2. Escopo do objeto atribuído. Uma execução é iniciada por um objeto específico e só pode modificar o que pertence a esse objeto: a tarefa e seus formulários, respostas e mensagens. Nada acima ou ao lado dele. Se o agente tentar sair desse escopo, a tentativa ficará registrada na execução.
3. Limites de execução. O tempo limite, o teto diário e o intervalo limitam o quanto ele pode trabalhar.
Além disso, se a organização ficar sem créditos de IA, as execuções serão ignoradas por esse motivo até que os créditos sejam repostos.
Casos de uso comuns
Revisar formulários: o agente atua como revisor, compara o formulário com um procedimento fixado como skill e envia suas observações na discussão.
Monitorar o progresso: quando atribuído a um workflow, ele revisa datas e status após cada mudança e avisa quando algo sai do esperado.
Completar dados repetitivos: preencher ou padronizar campos de uma tarefa conforme regras definidas.
Responder perguntas sobre uma tarefa: mencione o agente na discussão e ele responderá usando as informações do objeto.
O melhor primeiro agente é pequeno e simples: uma revisão específica, um procedimento escrito, um limite diário baixo e acesso restrito à sua equipe. Quando você confiar no trabalho dele, poderá disponibilizá-lo para mais pessoas.
Perguntas frequentes
Não vejo o menu Agentes. A funcionalidade é habilitada separadamente para cada organização. Se você não a encontrar, entre em contato conosco para ativá-la.
Posso dar a um agente mais permissões do que eu tenho? Não. Você só pode delegar funções que possui nessa organização, e somente funções de contexto geral.
Um agente pode alterar algo sem que eu saiba? Tudo o que ele modifica aparece na execução, e o resultado é publicado na discussão do objeto com o nome do agente. O histórico é completo e não pode ser editado.
Por que meu agente não reagiu a uma mudança? As causas mais comuns são: a tarefa não tem data de disponibilidade, o workflow está encerrado, o orçamento diário de execuções foi esgotado, o agente está no período de intervalo ou a mudança está fora das permissões das funções dele.
Um agente pode responder a outro agente? Sim. Eles podem mencionar uns aos outros como qualquer membro da equipe, mas use isso com cuidado: os limites diários e o intervalo são os únicos controles que interrompem uma conversa contínua.