O módulo de Despesas permite que cada pessoa lance suas despesas com o comprovante, envie para aprovação e saiba quanto tem a receber. Disponível na versão web e no aplicativo móvel do Sytex (a aprovação e a administração de contas são feitas pela web).
O que é o módulo de Despesas?
O módulo de Despesas centraliza a prestação de contas da empresa: diárias, combustível, hospedagem, refeições, insumos e qualquer despesa que uma pessoa adianta ou que a empresa paga por ela.
O circuito completo é:
A pessoa monta um relatório de despesas e adiciona os itens , cada um com o comprovante.
Envia para aprovação .
O aprovador revisa item por item e aprova ou rejeita.
A administração vê o saldo de cada conta e registra pagamentos, adiantamentos e devoluções até acertá-la.
Você acessa em Finanças · Despesas.
Conceitos básicos
Conta de despesas : a "conta corrente" de uma pessoa, com uma moeda atribuída. Uma pessoa pode ter mais de uma (por exemplo, uma em reais e outra em dólares, ou uma por área de trabalho ).
Relatório de despesas : o agrupador que é enviado para aprovação. Tem código próprio (ER-26-00001), nome, data, conta, aprovador e, opcionalmente, projeto.
Item de despesa : cada despesa individual dentro do relatório, com seu valor, categoria e comprovante.
Categorias : configuradas por organização, com ícone e cor (Combustível, Pedágio, Refeição, Hospedagem, etc.).
Movimentos : pagamentos, adiantamentos e devoluções que movimentam o saldo da conta.
Saldo : quanto a pessoa e a empresa devem uma à outra.
As três abas
As abas que você vê dependem das suas permissões.
Minhas despesas : seus relatórios e os movimentos das suas contas. Qualquer pessoa que possa lançar despesas a vê.
Para aprovar : a caixa de aprovação, com os relatórios que aguardam a sua decisão. Os aprovadores a veem.
Contas a acertar : o painel de administração, com o saldo de todas as contas. Os administradores de despesas a veem.
Lançar um relatório de despesas
1. Criar o relatório
Em Minhas despesas, clique em Novo relatório. Dê um nome claro (por exemplo, "Viagem a Córdoba - março") e escolha:
A data do relatório.
A conta contra a qual a prestação é feita (se você tiver apenas uma, ela já vem selecionada).
O projeto (obrigatório nas organizações que o exigem; fica marcado com asterisco).
O relatório nasce no estado Rascunho: você pode editá-lo e adicionar itens quantas vezes quiser.
2. Adicionar as despesas
Clique em Adicionar despesa. Em cada item você preenche:
Descrição e valor .
Data da despesa .
Categoria .
Moeda — se for diferente da moeda da conta, o Sytex traz a taxa de câmbio e mostra o valor convertido.
Forma de pagamento : Dinheiro (padrão), Cartão de crédito, Cartão de débito, Transferência ou Carteira digital.
Quem pagou esta despesa? : Pessoa ou Empresa .
Projeto e tarefa aos quais a despesa é atribuída.
Comentário .
Comprovantes : JPG, PNG ou PDF.
A diferença entre "Pessoa" e "Empresa" é o que define se a despesa é reembolsável. Se a pessoa pagou, entra no saldo e a empresa deve devolvê-la. Se a empresa pagou (por exemplo, com o cartão corporativo), fica registrada no relatório, mas não gera dívida.
Para enviar o comprovante, você pode arrastá-lo para a caixa, escolhê-lo do disco ou colá-lo com Ctrl + V se estiver copiado (por exemplo, uma captura de tela).
3. Reconhecimento automático do comprovante
Ao enviar a foto de um cupom, o Sytex a lê e preenche apenas o que consegue: descrição, valor, moeda, data, categoria e forma de pagamento. Enquanto isso, você vê a mensagem "Reconhecendo dados da despesa…".
Duas coisas importantes:
Nunca sobrescreve o que você já preencheu : só preenche os campos vazios ou que você ainda não tocou.
Sempre revise o resultado antes de salvar. A leitura é uma ajuda, não um substituto do seu controle.
Este recurso é habilitado por organização. Se você não o vê, fale com a gente.
4. Enviar para aprovação
Quando o relatório estiver completo, clique em Enviar relatório. Ele passa para Enviado e aguarda a decisão do aprovador. Enquanto estiver nesse estado, não pode ser editado.
Aprovar relatórios
Quem aprova
Cada pessoa tem um aprovador de despesas configurado no perfil. É ele quem recebe os relatórios na caixa.
Há três níveis de permissão:
Criar relatórios de despesas : lançar, editar e enviar os próprios.
Aprovar relatórios de despesas : aprovar os relatórios das pessoas que têm você como aprovador.
Aprovar todos os relatórios de despesas : aprovar qualquer relatório da organização.
Como é feita a revisão
Na aba Para aprovar ficam os relatórios pendentes, cada um com sua pessoa, projeto, total e valor reembolsável. Você pode filtrá-los, buscá-los e exportá-los para Excel.
Ao abrir o relatório, você pode:
Revisar cada item com o comprovante.
Deixar um comentário de revisão nos itens que precisam de correção.
Aprovar relatório ou Rejeitar relatório .
Um relatório rejeitado volta para a pessoa, que vê os comentários item por item, corrige e envia novamente.
Somente quando o relatório fica Aprovado é que suas despesas reembolsáveis impactam o saldo da conta.
Contas a acertar (administração)
A aba Contas a acertar é o painel de quem gerencia o caixa ou fluxo de caixa. Mostra todas as contas da organização com seu saldo e sua última atividade, agrupadas em quatro visões:
A pagar : a empresa deve dinheiro a essa pessoa.
A receber : a pessoa deve dinheiro à empresa (por exemplo, um adiantamento que não chegou a gastar).
Quitadas : contas zeradas.
Todas .
Também mostra o total dos relatórios pendentes de aprovação, sempre sobre valores reembolsáveis, para você saber quanto está por impactar.
Registrar um movimento
Ao abrir uma conta, você vê o saldo atual e todos os seus movimentos. Dali você pode registrar:
Emitir pagamento : você devolve à pessoa o que ela adiantou.
Dar adiantamento : você entrega dinheiro antes de ela gastar.
Registrar devolução : a pessoa devolve o dinheiro que você havia adiantado.
Cada movimento leva valor, data, forma de pagamento (Dinheiro, Transferência ou Carteira digital) e um comentário. O valor vem sugerido pelo saldo, então acertar uma conta é um clique.
Cada tipo de movimento tem seu código: pagamentos EP-, adiantamentos EA-, devoluções ED-.
Após cada movimento, o Sytex recalcula o saldo e marca automaticamente quais relatórios ficaram reembolsados, começando pelos mais recentes. No relatório você vê o estado Pendente de reembolso, Reembolsado parcialmente ou Reembolsado.
Gerenciar contas
Em Gerenciar contas você cria as contas de cada pessoa: escolhe a pessoa, o nome da conta e a moeda. Contas que já têm movimentos não podem ser excluídas.
No aplicativo móvel
O aplicativo móvel foi pensado para quem presta contas de despesas. Você acessa em Meus movimentos na navegação principal (se tiver permissão para lançar despesas).
Pelo celular você pode:
Escolher uma conta e ver seu saldo, movimentos, relatórios e pagamentos (mesmo sem conexão, se já foram sincronizados).
Filtrar os movimentos por despesas, adiantamentos, pagamentos e devoluções.
Criar, editar e excluir relatórios em Rascunho , com nome, data, conta, projeto e descrição.
Adicionar, editar e excluir despesas com valor, categoria, descrição, data, moeda, taxa de câmbio, forma de pagamento, quem pagou, projeto, tarefa e comentário.
Fotografar um ou vários comprovantes, substituí-los ou excluí-los, e mantê-los mesmo sem sinal ainda.
Criar um relatório diretamente a partir da foto de um comprovante.
Usar o reconhecimento por IA para preencher a despesa a partir da imagem (nunca sobrescreve o que você já preencheu).
Enviar o relatório para aprovação e acompanhar seu estado, aprovador, comentários de revisão e itens observados.
Corrigir e reenviar relatórios rejeitados.
Trabalhe sem conexão. Seus relatórios, itens, exclusões e fotos ficam salvos no celular e sincronizam sozinhos quando o sinal volta. Você vê claramente as alterações pendentes, os erros de sincronização e os arquivos rejeitados, com opção de tentar novamente ou descartar.
Enviar um relatório exige conexão: antes de enviá-lo, o aplicativo aguarda que todas as alterações e comprovantes cheguem ao servidor. Além disso, o aplicativo não inclui a caixa de aprovação, aprovar ou rejeitar relatórios, gerenciar contas nem registrar pagamentos, adiantamentos ou devoluções: essas funções são feitas pela web. O reconhecimento por IA também precisa de conexão e de créditos de IA disponíveis.
Perguntas frequentes
Posso lançar despesas em outra moeda? Sim. Cada item tem sua própria moeda e o Sytex converte com a taxa de câmbio, que fica salva no relatório. Se a moeda da conta for diferente da moeda da organização, o relatório também salva sua taxa, para que você possa combinar relatórios em um mesmo relatório de custos do projeto.
Por que meu relatório não muda o saldo? Somente os relatórios aprovados movimentam o saldo, e apenas pelos seus valores reembolsáveis (os que a pessoa pagou).
Posso editar um relatório enviado? Não. Se precisar alterá-lo, peça ao aprovador que o rejeite: ele volta para Rascunho com os comentários e você pode corrigi-lo.
Dá para exportar as informações para Excel? Sim. Os movimentos, a caixa de aprovação e o detalhe de cada conta têm o botão Exportar.
Está disponível no aplicativo móvel? Sim, para prestar contas de despesas: pelo aplicativo você pode lançar seus relatórios e despesas (mesmo sem conexão) e enviá-los para aprovação. A aprovação, a administração de contas e o registro de pagamentos, adiantamentos e devoluções são feitos pela web.