Administrar formularios
Este artículo está pensado para que en la menor cantidad de líneas posibles, entiendas cómo funcionan y se administran los formularios en Sytex.
¿Qué es un formulario? 🤔
Los formularios tienen como propósito la carga de información con un formato específico
en una plantilla predefinida. Los datos pueden ser cargados desde un móvil o PC según lo especifique la plantilla.
En la plantilla de formulario se define el tipo y la cantidad de campos para completar en cada formulario. Cada campo se debe completar con una pregunta y preestablecer el formato para su correspondiente respuesta.
¿Cómo crear un formulario? 📋
Para crear un formulario debe buscar y seleccionar una plantilla, luego cargar proyecto, tarea, elemento de red o sitios afectados y fecha proyectada. Cada formulario tiene un rol o usuario solicitante y un contratista y/o usuarios asignados que serán los responsables de completarlo.
Estados de los formularios 💡
Cada formulario puede pasar por diferentes estados que indicarán el nivel de procesamiento del mismo. Según el estado el formulario será responsabilidad del grupo solicitante o del contratista.
Estado
Comentarios
A CONFIRMAR
El formulario es tratado como un borrador, solo es visible por el usuario solicitante y no por la contratista.
ABIERTO
Etapa inicial donde el formulario si es asignado aparecerá en la bandeja de entrada del usuario asignado.
EN PROCESO
El formulario fue tomado por el usuario asignado y comenzó a completarlo.
El solicitante podrá ver las respuestas parciales mientras la aplicación tenga conexión.
EN REVISIÓN
El formulario fue completado por el usuario y enviado a su supervisor de su contratista para el control.
ENVIADO
Formulario totalmente procesado por el contratista, aparece en bandeja de entrada del usuario revisor para su rechazo o aprobación.
APROBADO CON OBSERVACIONES
Formulario aprobado con algún detalle sin relevancia como para rechazarlo.
APROBADO
Cierre final del proceso, el formulario es aceptado por el revisor y no podrá editarse sus respuestas.
RECHAZADO
El revisor considera que las respuestas tienen faltas graves por lo que rechaza el formulario que vuelve a la bandeja de entrada del contratista.
CANCELADO
Formulario desestimado.
- Se podrá trabajar en los formularios en modo offline para completarlos de manera local en el móvil, y al momento de tener conexión se sincronizará "sólo".
Completar y enviar formularios desde la app de Sytex 🤳
Al ingresar a la app, podrá ver en primera instancia un apartado llamado "TUS APLICACIONES" dónde le permitirá realizar búsquedas del grupo especifico.
También verás un resumen de Tareas o Formularios que fueron asignados a tu usuario.
Una vez dentro del formulario para poder completarlo primero este deberá encontrarse en estado "EN PROCESO". Si el Formulario no se encuentra en dicho estado podrá cambiarlo desde el botón "Cambiar estado". Luego con el botón "Entrar" se puede completar el Formulario.
Deslizando a la izquierda podrá ver un resumen, en donde tendrá las respuestas completadas y las pendientes. Tener en cuenta que podrán existir preguntas obligatorias que de no estar completadas imposibilitarán el enviado del formulario. Para enviarlo tendrá que presionar el botón "Completar" que lo avanzará al siguiente estado.
Una vez completado el formulario, se le da aviso al usuario revisor, el cual podrá aprobar o rechazar el formulario. En caso de rechazarlo, volverá a ti para las correcciones pertinentes con comentarios acerca de los errores o faltas que hacen que el formulario no se encuentre aprobado.
Aprobar o rechazar formularios ✅
Al momento de avanzar con el proceso de aprobación. Podemos avanzar de forma general o revisar las preguntas específicas. Al hacer clic sobre el botón de estado (en este caso, donde dice "Enviado"), se desplegará hacia abajo los estados posibles del formulario.
En caso de haber rechazado el formulario, este podrá retornar nuevamente al usuario asignado para que realice las correcciones o cambios propuestos por el usuario revisor.
De esta manera queda cumplida nuestra aprobación y los formularios estarán disponibles para continuar su proceso según se haya configurado.
De esta manera se cumple con nuestra aprobación y los formularios estarán disponibles para continuar con su proceso como se configuró.