Crear una nueva plantilla para un formulario
Para crear una plantilla debemos tener los permisos necesarios para ello; luego como primer paso definir que información necesitamos incluir en el formulario, si ya tenemos un modelo del documento, doc, excel, pdf, sirven como punto de partida.
El siguiente paso es crear la plantilla y cargar cada pregunta, seleccionando el tipo de dato que se ingresará para completarla. Es posible definir grupos de preguntas para organizar mejor la forma. Una configuración muy útil es la "Regla de visualización", con ella define la pregunta o el grupo que se habilita o no en función de la respuesta anterior. Por ejemplo, una pregunta "¿Sitio de riesgo?" tipo Si/No, solo habilitará el bloque de preguntas correspondiente a sitios de riesgo si la respuesta es Si.
De está manera logramos un formulario dinámico que se va adaptando en función de las respuestas del usuario.
Los datos a completar en el apartado Info General son:
Nombre: Identificación de la plantilla.
Versión: Versión plantilla.
Responsable: Usuario responsable del proyecto.
Unidad Operativa: Grupo de trabajo a cargo del proyecto.
Cliente: Empresa usuaria de Sytex.
Proyecto: Proyecto donde se recuperó el formulario.
Configuración
Puede agregar formulario en campo : Permite crear formularios basados en la plantilla desde la versión móvil de Sytex® a aquellos usuarios que tengan el rol adecuado.
Estado de inicio del Formulario: Siempre dejaremos como estado inicial del formulario Abierto.
Se debe recordar que en caso de no seleccionar ninguna opción, por defecto se inicia el formulario en el estado A Confirmar.
Enviar automáticamente al pasar a revisión: marcando este opcional, el formulario hace un cambio de estado automático, cuando el usuario asignado define el estado a En Revisión, Sytex® lo envía de forma automática.
Aprobar automáticamente al enviar: similar a la opción anterior, cuando el formulario se encuentre en el estado Enviado, Sytex® lo cambia a Aprobado .
Requerir inicio de sesión en la vista de documento: el usuario debe loguearse en Sytex® para poder tener acceso a la vista del documento.
Desactivar las notificaciones para estos formularios: evitara que le lleguen push de formularios al usuario asignado u otra configuración de notificación que se le realice a la plantilla.
Mostrar avatar: ya sea de cliente o unidad operativa, se mostrará la imagen de perfil en el documento del formulario.
Descripción: este campo está reservado para que el creador de la plantilla especifique y transmita indicaciones relacionadas al completado del formulario al usuario asignado.
Comentarios: campo reservado para incluir cualquier otra información que se considere de importancia pero que no sea relacionada a la descripción de la tarea.
Es muy importante dejar el código del formulario sin completar, el mismo se genera de forma automática.
Plantilla
Plantilla es el modelo de formulario donde se define que datos y como solicitará a los usuarios cada vez que se procese un formulario. Luego de guardar los datos de Info general aparecerá la opción de completar la Plantilla.
Los datos se pueden agrupar en varias categorías y además se pueden crear grupos y subgrupos dentro de cada categorías para su organización. Cada entrada solicitada en la plantilla puede tener una pregunta, una indicación que sirva como guía al usuario y se puede especificar el tipo de dato a guardar.
Los valores posibles en cada campo son Entrada, Fecha, Área de texto, Acción, Si/No, Opciones, Ubicación, Dirección de IP, Escaneo de código, Multi-entrada, Carga de Archivo y Firma.
Se pueden activar condicionales por cada entrada que especificaran si la pregunta es obligatoria, si son solo números, si puede editar en una PC, si puede editar en el celular, si se puede adjuntar multitudinaria, solo incluir fotos desde la cámara del móvil y definir cantidad.
Nota: Cada tipo de pregunta tiene condicionales propios del tipo, por una cuestión de simplicidad se detallo solo los del tipo Entrada.
Por parte de los grupos de preguntas, tenemos las siguiente condiciones de entrada:
También se puede crear una planilla a partir de una ya existente, es decir al selección la plantilla existente. Luego, podremos en la misma modificar las preguntas existentes o bien agregar nuevas.
