Documentos requeridos y de referencia

En Sytex, mediante el uso de Documentos Requeridos potenciamos las actividades permitiendo a los usuarios configurar requisitos para que la compleción de una tarea pueda efectuarse.


Qué puedes configurar como documento requerido? cualquier objeto del sistema con el que trabajes, puede ser utilizado como un requisito para que una tarea o workflow pueda completarse.
La información que el sistema te solicite va a depender del tipo de objeto que asignes al documento requerido.

Un dato importante a tener en cuenta es el estado de los documentos requeridos. Al crearlos, debemos seleccionar el estado en el que queremos que se encuentre al momento de que la tarea pase a completada.
Sin que este requisito alcance el estado configurado en el requerimiento, la tarea no podrá ser avanzada.
Para crear un nuevo documento requerido sobre una tarea, tendremos que dirigirnos a la opción ‘Documentos requeridos’. Luego presionar el signo ‘+’ indicado con el botón en el margen inferior derecho.
Los datos a completar son:
1. Tipo de documento
2. Documento
3. Estado requerido
En el menú de la izquierda en la configuración del documento requerido (DR), vas a ver una solapa que se denomina Información requerida. Presta atención a la misma ya que puede contener información a completar obligatoria para poder guardar el DR.

Documentos de referencia

Documentos de referencia es la herramienta que nos va ayudar a potenciar los documentos requeridos. Además de facilitar la forma de manejarlos en nuestros flujos de trabajo.


Los documentos de referencia son en esencia documentos requeridos pero que, a través de una plantilla, pueden ser tratados en toda un workflow sin necesidad de asociarlos manualmente a una tarea específica sino que podemos seguirlo a lo largo de nuestro proyecto en varias tareas al mismo tiempo.

Como cualquier otro documento requerido, el de referencia puede ser un objeto del sistema tal como un formulario, una tarea, orden de compra, etc., y también pueden ser archivos que un usuario debería subir.
Para poder crear un documento de referencia, vamos a ver en el menú de edición de plantilla de workflows una nueva opción con el nombre Plantilla de documento de referencia:
Desde el + de la esquina inferior derecha podemos crear una nueva plantilla. Será necesario elegir el Tipo de documento; el resto de información a completar va a variar según el tipo de documento seleccionemos.
Una vez seleccionado el documento se habilita a la izquierda, en la configuración, un campo denominado Información requerida donde habrá ciertos datos a completar de forma obligatoria y que, como dijimos, dependen del tipo de objeto. Una vez completada esta información, debes presionar el botón guardar.

Con la plantilla generada, podrás asociar a las distintas tareas del flujo un documento requerido. Cómo hacerlo? es muy sencillo, y podrás relacionarla a cuántas tareas necesites sin tener que salir del menú para hacerlo tarea por tarea.
Suponiendo que elegimos como documento de referencia un formulario, desde el menú Documentos requeridos y haciendo click en el + podrás ir sumando requerimientos a tareas:

Algunos campos a considerar:
  • Tarea de estructura de trabajo: permite elegir entre las distintas tareas que componen el flujo sobre el que estamos trabajando.
  • Estado requerido: Estado del documento que queremos se cumpla en esa tarea en particular. Puede variar el estado en otra tarea.
  • Crear automáticamente: Tildarlo en todos los documentos requeridos si queremos automatizar esta asociación. Luego podemos elegir si se crea automáticamente cuando se crea el workflow o cuando la tarea está disponible.
Click al botón guardar, y ya tienes tu primer referencia en una tarea.



Crear requerimientos para que una tarea se complete es muy sencillo y de gran utilidad. Adicionalmente, estos documentos servirán de aviso para que no olvides su compleción, ya que al querer completar la tarea asociada se nos requerirá que se encuentren finalizados.