Administrar Workflows
Este artículo está pensado para que en la menor cantidad de líneas posibles, entiendas cómo funcionan y se administran los workflows en Sytex.
Qué es un workflow?
Un workflow o WBS ( Work Breakdown Structure ) sirve para descomponer un proceso complejo en un conjunto de actividades, simplificando el seguimiento, optimizando tiempos y automatizando procesos.
En Sytex un workflow se compone de una secuencia de tareas, cada una con cierto estado, duración estimada, un fecha planificada y un equipo responsable.
A su vez cada tarea puede implicar informar la finalización una actividad simple o algo mucho más complejo como: lista de verificación, subir archivos, completar un formulario, aprobar una cotización, etc.
Ejemplos: La búsqueda de un candidato de sitio, la construcción civil y montaje de una torre, instalación de una caja FTTH, la obtención de permisos y licencias.
¿Cómo crear un workflow?
Como todos los objetos en Sytex, los workflow se crean desde el signo + , aunque también es posible crearlos desde las ventana especificas de workflow. Para crear uno, Sytex nos pide ciertos datos mínimos como son: plantilla, proyecto, el sitio o EdR y fecha de plan.
¿Qué funcionalidades tiene un workflow?
Obtenemos en una visión global de las secuencias de tareas y el estado de cada.
Hitos que marcan ciertos puntos de referencia alcanzados durante el proceso, dando una vista rápida del grado de avance.
Panel de discusión que resumen los comentarios de todas las tareas permitiendo la interacción de los usuarios.
Vista resumen de documentos y objetos asociados.
Vista resumen de todos archivos subidos en el workflow y en sus tareas.
Logs que registran cuándo y qué usuarios hicieron cambios importantes.
¿Cuáles son los estados de un workflow?
Los estados del workflow son Activo, Completado, En espera y Cancelado.
El estado Activo se genera automáticamente cuando la primer tarea del flujo es iniciada.
El estado Completado se cierra automáticamente cuando la última tarea del flujo se completa.
Los estados En espera y Cancelado son activados manualmente por el usuario.
¿Cómo gestionar las tareas de un workflow?
Las tareas de un workflow generalmente están pensadas como una subdivisión de responsabilidades entre diferentes personas o equipos de la compañía, por lo que idealmente el administrador del flujo deberá configurar las mismas de manera que cada una esté pre-asignada a un rol específico.
Recordamos que en Sytex, los roles son la manera de crear equipos de trabajo, donde a su vez cada uno tiene ciertos permisos para ver y/o editar algunos objetos del sistema.